Här har vi listat några faktorer som påverkar undersökningens svarsfrekvens och svarstid.

Interna / externa respondenter

Svarsfrekvensen på webbaserade undersökningar beror till stor del på hur relevant och intressant respondenterna upplever att undersökningen är. Att helt kunna förutspå relevansen och intresset för undersökningen är svårt. Istället kan man dela in undersökningar i två grupper baserat på sammansättningen av respondenterna och utgå ifrån att svarsbenägenheten skiljer sig åt mellan dessa.

– Interna respondenter (personal, medlemmar i föreningar, organisationer eller annan varaktig sammanslutning)
– Externa respondenter (kunder, leverantörer och folk i allmänhet

Rent allmänt kan man säga att undersökningar bland interna respondenter får högre svarsfrekvens än undersökningar bland externa respondenter.

Antalet frågor

Antalet frågor har en betydlig påverkan på svarsfrekvensen. Svarsfrekvensen börjar falla mellan 10 och 20 frågor.

Antalet inbjudna respondenter

Antalet inbjudna respondenter påverkar undersökningens svarsfrekvens. Färre antal inbjudna har i regel högre svarsfrekvens än vad ett stort utskick har. Detta samband har förmodligen mest med kvaliteten på populationen att göra. En kort lista håller säkerligen en högre kvalitet än en lång lista.

Vilken veckodag inbjudan skickas ut

Vilken veckodag som e-postundersökningar skickas ut spelar inte någon märkvärdigt större roll. Skillnaden i svarsfrekvens är liten, men det finns en viss skillnad. Det finns en svag indikation på att tisdag, onsdag och fredag är de bästa dagarna att skicka ut inbjudningar till undersökningar.

Vid vilken timme på dygnet undersökningen skickas ut

Generellt kan man säga att det är bättre att skicka ut undersökningar på förmiddagen än på eftermiddagen. Vi rekommenderar att du skickar ut undersökningen innan klockan 16:00. Optimalt förefaller vara att skicka ut undersökningen klockan 10:00.

Faktorer som påverkar svarstiden

Svarstid definieras som den tid som förflyter från det att man skickat ut en e-postinbjudan till dess att respondenten börjar besvara undersökningsformuläret. Tabellen nedan presenterar svarstid för specifika procentuella svar.

– De flesta respondenter svarar inom ett par timmar eller något dygn.
– Hälften av respondenterna har svarat efter ca 20 timmar.
– Mycket få respondenter har svarat efter att 14 dagar har förflutit.

Antalet frågor

Ju fler frågor desto längre är den genomsnittliga svarstiden. Då antal frågor överstiger 20-25 stycken blir den genomsnittliga svarstiden längre.

Vilken veckodag som inbjudan skickas ut

Undersökningar som skickas ut tidigt i veckan gynnar snabba svar. Undersökningar som däremot skickas ut på en fredag får markant längre svarstider, vilket naturligtvis beror på helgen.

Tips för undersökningens utformning

– Håll texten i inbjudan/introduktionstexten så kort som möjligt men var samtidigt informativ.
– Frågorna bör vara korta och informativa samt hålla en ton som passar populationen.
– Frågorna bör uppfattas som relevanta för undersökningens syfte.
– Använd dig av påminnelsefunktionen till de som inte svarat inom ett visst antal dygn.

Rekommendationerna bygger på data från 2734 separata undersökningar inom vitt skilda områden, med tyngdpunkt på personal- och marknadsundersökningar. Materialet utgörs av 659 210 respondenter som deltagit i dessa undersökningar.