Digitala undersökningar är inte bara framtiden – de dominerar numera. Trots detta finns det än idag många pappersenkäter med papper och penna i omlopp. Att skanna pappersenkäter från tryckt material till den digitala sfären är nästa steg mot en digital omvandling. I den här artikeln ger vi dig värdefulla insikter från våra feedbackexperter på Netigate om hur du enkelt kan digitalisera dina pappersenkäter.

Många leverantörer påstår att det är enkelt att skanna in pappersenkäter till ett digitalt undersökningsverktyg. Denna metod är dock inte helt problemfri, därför kommer vi förklara de största svårigheterna och problemen med att skanna pappersenkäter, och hur man kan lösa dem. 

Digitala undersökningar har högre säkerhetsstandarder än pappersenkäter.

Datasäkerheten är en av de största fördelarna med digitala feedbacklösningar. Genom att integrera en mjukvara för feedback i ditt företag kan du se till att din gamla enkätdata inte går förlorad under övergången. Detta är särskilt viktigt när man flyttar pappersbaserade undersökningar, och särskilt när man innehar ett stort antal svar. Genom att överföra data på rätt sätt kan man se till att ingen av de äldre undersökningsuppgifterna går förlorade.

Förvandla din pappersenkät till en digital undersökning med hjälp av vår funktion ’ Magic Import’.

Netigate är en mjukvara för feedback med lösningen på dina problem. Ett av de enklaste sätten att omvandla pappersenkäter till digitala undersökningar är med vår funktion ’Magic Import’. När du har konverterat dina pappersenkäter till ett digitalt format kan du helt enkelt använda funktionen ’Magic Import’ för att kopiera dina frågor in i plattformen.

Netigate-verktyget tar sedan hand om resten, särskilt när det gäller undersökningens struktur och frågor. Med detta menas att det bara tar några minuter att digitalisera din pappersenkät. En sådan här funktion är utmärkt när det kommer till att omvandla pappersenkäter och frågeformulär till digitala undersökningar.

Hur du framgångsrikt kan fortsätta att använda pappersenkäter samtidigt som du digitaliserar dem.

När du byter till ett digitalt feedbackverktyg behöver du inte helt avstå från att använda pappersenkäter, om det fortfarande finns ett behov av att behålla dem.

Om du är orolig för att överföra data från dina pappersenkäter till ett digitalt verktyg behöver du inte vara det. Netigate erbjuder olika lösningar som samlar din data på ett ställe samtidigt som du samlar in den information du behöver. För dem som precis har börjat använda sig av den digitala metoden rekommenderar vi en hybridmetod där du steg för steg digitaliserar din process.

Undersökning med QR-kod: Lösningen som funkar för dina respondenter – när som helst och var som helst.

Undersökningar baserade på QR-koder är den bästa lösningen för att övergå till digital feedback. Respondenterna kan välja att skanna QR-koden och fylla i undersökningen på någon av sina mobila enheter. Metoden stödjer stegen mot digitalisering genom att skapa flexibla undersökningar och genererar dessutom en högre svarsfrekvens.

Fallgroparna med skanningsfunktioner i digitala undersökningsverktyg.

Men varför inte helt enkelt bara använda ett skanningsverktyg för att inkludera dina pappersenkäter i ett digitalt undersökningsverktyg kanske du tänker?

Dessa tjänster är utformade för att ta bort det krångliga arbetet med att konvertera dina enkäter till elektroniskt format. De gör det möjligt för dig att snabbt och enkelt ladda upp din data till din nya feedback software. Användarna klagar dock på flera problem som rör dessa funktioner. Nedan följer några av de vanligaste komplikationerna vid skanning av tidigare enkätdata:

1. Skanning av enkäter med blyertspenna kan leda till att uppgifter missas. Även om vissa kanske föredrar blyertspenna, är det inte alla skanningsfunktioner som kan hantera handskriven text på detta sätt.
   
   
2. Skanning av frågeformulär med felaktiga marginaler leder till felaktig data. Det är viktigt att scanna din pappersenkät i rätt storlek innan du importerar den till din feedbackplattform. Om du använder fel marginaler kommer dina formulär att förvrängas, vilket gör att de data som lagras i din databas också förvrängs. Bra feedbackverktyg har skanningsfunktioner som automatiskt ställer in och korrigerar marginalerna under skanningen, vilket sparar både tid och arbete.
   
   
3. Riskerar att utelämna delar av formuläret. Se till att skanna alla sidor i pappersenkäten innan du laddar upp den i feedbackprogrammet för att undvika att data går förlorad.
   
   
4. Organisationer behöver stora volymer av undersökningar och mycket data för att motivera behovet av en skanningsfunktion i sin feedbacklösning. Funktioner som dessa har ett högt pris och kan vara svåra att motivera då data dessutom riskeras att misstolkas av scanningsfunktionen.

Ett miljövänligt sätt att lagra feedbackdata.

Förutom att förbättra datasäkerheten är digitala lösningar för feedback också ett mer miljövänligt sätt att lagra data från undersökningar på. Du kan lagra all din information i en enda digital databas i stället för att lagra hundratals fysiska dokument. En digital databas är naturligtvis också mycket lättare att komma åt, granska och analysera.

Mjukvarusystem för digital feedback minskar även kostnaderna för inmatningen av datan. Detta eftersom företagen inte längre behöver köpa och underhålla ett arkivsystem för fysiska dokument. Dessutom lagras all denna information i en säker, molnbaserad miljö som kan nås var som helst och när som helst. Netigate är inte bara GDPR-kompatibelt med servrar i Europa, utan även ISO 27001-certifierad. ISO 27001 är en internationell standard som beskriver bästa praxis för ledningssystem för informationssäkerhet (ISMS).

Redo att komma igång?

Om du vill veta mer om möjligheten att digitalisera tidigare, och framtida, undersökningar rekommenderar vi att boka en demo med en av våra experter eller skapa ett kostnadsfritt testkonto och testa vår plattform själv. Netigate har även interna konsulter som har hjälpt hundratals företag världen över att digitalisera sina undersökningar, så med oss är du i säkra händer.