För dig som arbetar med undersökningar är frågan hur du kan öka svarsfrekvensen på undersökningen en allt viktigare fråga. Dels för att få in tillräckligt med underlag och för att verkligen ha en helhetsbild från målgruppen.

Du har säkert upplevt att det kan vara en utmaning att samla värdefull information från dina medarbetare, kunder eller en specifik målgrupp. Varje företag strävar efter att hela tiden förbättras – därför är det så viktigt att samla information av hög kvalitet, vilket i sin tur visar på att en lyckad undersökning har en hög svarsfrekvens. Men hur kan du öka svarsfrekvensen då allting har blivit digitalt?

Nuförtiden verkar det vara undersökningar lite överallt, undersökningar som vill veta vad du föredrar, hur nöjd du är, hur medveten du är, hur stor sannolikhet att du… undersökningarna har ökat explosivt.

Fundera över dina egna erfarenheter, vad har fått dig att delta i en undersökning? När har du valt att tacka nej till en undersökning?

Tiden då vi öppnade mail-inkorgen och med glädje deltog i en undersökning som skickats per mail är förbi sedan lång tid tillbaka. Svarsfrekvensen på kundundersökningar har sjunkit rejält de senaste 20 åren – 66% vill hellre självmant ge feedback.

Vi lever i en värld där vi behöver analysera allt och alla. Och detta är inte så konstigt – så länge undersökningens syfte är välformulerat går det fortfarande att ha en hög svarsfrekvens och ett bra deltagande.
Hur kommer du förbi dessa hinder och istället når värdefulla resultat?

Här kommer 5 steg från vårt Professional Service-team om hur du kan öka svarsfrekvensen:

1. Känn din målgrupp

För att du ska kunna närma dig din målgrupp måste du veta vilka de är. Fokusera på några huvudpunkter (t.ex. ålder, kön, arbete) och utifrån detta ska du fundera över vilket sätt de helst svarar på en undersökning: Är det via mail, på en hemsida eller per sms? Var och när är det störst sannolikt att de svarar på dina frågor?

Typiskt nog har det visat sig att en yngre målgrupp har den lägsta svarsfrekvensen. Å andra sidan finns det framgångsrika case som visar att det inte behöver vara en nackdel, exempelvis i detta case med Egmont.

För att undvika förvirring och att det tar lång tid innan du får in svaren måste du förtydliga syftet i början av undersökningen. Här finns mer information om detta.

Glöm heller inte: För att utskicket ska skickas på ett effektivt sätt, se till att målgruppens email-adresser och telefonnummer har blivit kontrollerade innan undersökningen skickas.

2. Sälj in det – öka svarsfrekvensen med design

Det kanske verkar enkelt men design betyder en hel del. Det underlättar det intuitiva flödet i frågeformuläret. Du vill att undersökningen ska locka till sig deltagare så gör det enkelt för deltagarna att läsa och följa frågorna – och detta kan enkelt genomföras med hjälp av logik och förgrening.

Tonen ska anpassa sig efter målgruppen och om det går: krydda till det lite! Närma dig med humor om det är passande eller lägg till några intressanta eller engagerande bilder.

Som i många andra sammanhang vinner du ofta på att göra det kort och enkelt. Fallstudier visar på att 52% av deltagarna hoppar av om det tar mer än 3 minuter att genomföra undersökningen.

3. Stick ut och gör det personligt

Vem skulle inte föredra att bli kontaktad med sitt riktiga namn istället för “Kära kund/medarbetare”. Det ger intrycket att deras unika feedback är värdefull och mycket uppskattad. Försök gärna att gå ännu ett steg framåt: Anpassa dina frågor till subgrupper som ger ett mer relevant intryck – då får du mer relevanta svar.

Designen är också viktig i det här sammanhanget, se till att din undersökning går i linje med ditt varumärke. Du kan enkelt anpassa undersökningen eller lägga till företagets varumärke för att ge ett personligt intryck. Få dem att känna att du verkligen har ansträngt dig (eller egentligen inte, med rätt verktyg).

4. Ha avkastning i åtanke

Vad får deltagarna ut av att svara på frågorna? Du vill vara säker på att du får ut det mesta av deras tid och av dina ansträngningar. Det kommer märkas hur användbar din undersökningen kommer vara för företaget, så varför inte erbjuda något slags incitament för deltagarna?

Det kan antingen vara i form utav en fysisk gåva såsom ett pris eller ett rabatterbjudande men det kan också yttra sig genom att de lär sig något nytt, underhållning eller synliga förbättringar. Det kan göra stor skillnad om du är lite extra kreativ. För vissa deltagare kan det vara till stor nytta att få ta del av slutresultatet av undersökningen.

5. Ha koll på vad som är jobbigt

Byt synvinkel och sätt dig i mottagarens perspektiv innan du skickar ut formuläret. Vid vilket steg förväntar du dig flest avhopp? Och vad skulle kunna ge lite extra motivation för att avsluta undersökningen? Därför är det viktigt att inte tvinga på frågor och att respektera integriteten. Prova gärna undersökningen hos ett par kollegor först och ta tiden så du kan ge ett tydligt bild av hur lång tid det tar att svara.

Nu när du vet om svagheterna – lyft fram styrkorna. Följ upp undersökningen genom att sätta tydliga deadlines och skicka ut en eller flera vänliga påminnelser. Du kan även marknadsföra undersökningen i relevanta forum såsom med sociala media. Om möjligt, be nyckelpersoner eller företagspartners att stödja och förtydliga vikten i att delta i undersökningen. Detta kan också öka undersökningens svarsfrekvens.

Sist men inte minst, nu är det också dags för att fundera över framgången med undersökningen: Tacka deltagarna för deras tid med ett trevligt meddelande för du är verkligen tacksam för deras engagemang.