Ett medarbetarsamtal är ett personligt, systematiskt och planerat samtal mellan medarbetare och chef. Med rätt användning är detta ett bra verktyg för en effektiv planering, uppföljning och utveckling av medarbetare. De allra flesta företag genomför medarbetarsamtal trots att det inte krävs enligt lag. Så varför har vi sådana samtal? Jo, medarbetarsamtal är ett av de viktigaste verktygen en chef kan ha för att skapa medarbetarengagemang och resultat i organisationen. I denna artikel ger vi våra bästa tips om hur du skapar ett lyckat medarbetarsamtal.

Syftet med ett medarbetarsamtal

För vissa kan ordet ”medarbetarsamtal” låta skrämmande och ha en negativ ton. Men ett medarbetarsamtal handlar inte om att den anställde ska ”bedömas” över hur de utför sitt arbete. Istället är det ett samtal om arbetssituationen. Syftet är att det ska bidrar till att skapa en bra grund för både personliga prestationer och en god arbetsmiljö och på så sätt främja förtroende och öppenhet mellan medarbetare och chef, och där med förbättra kommunikation och samarbete. Dessutom är det ett bra verktyg för planering och utveckling. Därför kallar ett antal företag ett sådant samtal även för utvecklingssamtal.

Det är chefen, alltså den närmaste chefen med personalansvar, som är ansvarig för att anordna ett medarbetarsamtal. Det är också chefen som ser till att medarbetarsamtalet är utformat för att bli lyckat. Dock är det viktigt att komma ihåg att bägge parter, alltså både medarbetaren och chefen, har ett gemensamt ansvar för att medarbetarsamtalet lyckas och genomförs med tillit och känsla av jämlikhet.

Förberedelse och planering är vägen till framgång

Ett medarbetarsamtal är ett samtal om utveckling som kräver planering och förberedelse. Det ska skapa trygghet och förtroende. Därför måste det vara tydligt vad syftet med samtalet är. Vad det kommer användas till och vem som får tillgång till medarbetarsamtalet efteråt. Båda parter måste dessutom få information om när och var samtalet kommer att äga rum. Det bör genomföras på en ostörd plats, helst där både parter känner att de befinner sig på en neutral mark. Det är också viktigt att avsätta tillräckligt med tid eftersom medarbetarsamtal kan vara från en till tre timmar.

Utöver det behöver chefen och medarbetaren förbereda sig och fundera på vad de vill få ut av samtalet. På så sätt skapas förutsättningar för att medarbetarsamtalet kommer bli lyckat. Medarbetaren måste av denna anledning även känna till dagordningen för samtalet. Dessutom bör de få tillgång till det tidigare protokollet, om ett sådant har genomförts innan.

Formulär- eller digitala medarbetarundersökningar i förväg

Det finns inget facit för hur förberedelserna ska genomföras inför ett medarbetarsamtal. Till exempel använder en del företag ett formulär med en översikt över samtalets viktigaste punkter. Världen blir allt mer digitaliserad. Av denna anledning kan en anonym medarbetarundersökning vara ett bra alternativ att skicka innan samtalen börjar. På så sätt kan du som chef kartlägga eventuella utmaningar och vad som fungerar bra. Alternativt kan chefen skicka en personlig pulsundersökning till medarbetarna för att förbereda eventuella åtgärder som kan diskuteras under medarbetarsamtalen.

Oavsett vad du väljer så fundera på – vad som är viktigast i samtalet. Är det att enbart fokusera på framtiden eller att ta reda på vad som har hänt och uppnåtts sedan det senaste medarbetarsamtalet? Tänk alltså noga i genom frågorna och hur svaren kommer att användas. På så sätt skapas det tydliga förväntningar hos medarbetarna.

Läs även vår artikel: Medarbetarundersökning – allt du behöver veta

Genomförandet av ett medarbetarsamtal

Chefen och medarbetaren måste vara mentalt närvarande och lyssna på varandra. Dialogen ska vara personlig, jämlik och genomföras med empati. Med andra ord behöver du som chef se till att medarbetaren blir lyssnad på och känner sig tagen på allvar. Chefer måste även vara medvetna om sin position och den makt de har som ledare. Dessutom behöver de inse vilken inverkan deras feedback har på sina medarbetare.

Sätt en struktur för samtalet

Ett medarbetarsamtal ska också vara välstrukturerat. Till exempel om medarbetaren tidigare haft sådana samtal är det naturligt att börja där den senaste konversationen avtog. Därefter är det individuellt för företaget och medarbetaren att välja vad de anser är viktigt att inkludera i konversationen. Nedan har vi listat några förslag på punkter att ta med sig in i ett medarbetarsamtal:

• Syftet med samtalet
• Konstruktiv feedback
• Kartlägga motivation och önskemål
• Samband mellan företagets mål och medarbetarens önskemål
• Uppgifter och prioriteringar
• Samarbete och miljö (fysiskt och psykosocialt)
• Komma överens över konkreta åtgärder

Tillsammans ska nya mål och planer sättas – gör därför en utvecklingsplan som innehåller åtgärder och aktiviteter för kompetensutveckling samt personlig och professionell utveckling. Skapa med andra ord en översikt över vem som ska göra vad och när samt sätt upp en tidsplan.

Saker att undvika

Nya, negativa överraskningar ska inte dyka upp under medarbetarsamtalet. Till exempel måste tidigare fall som berör beteende, brist på resultat etc. vara något som chefen och medarbetaren tagit upp tidigare. Båda parter måste i enlighet därmed vara specifika och respektfulla. Chefen och medarbetaren ska acceptera kritik på ett öppet sätt och även be om förslag till förändringar.

Även om lönerna sysselsätter oss alla ska ett medarbetarsamtal inte bli en arena för löneförhandlingar. I stället är det bättre att ordna nya möten för ämnen som inte ingår i medarbetarsamtalet. På så sätt undviker ni att fokusera på fel saker. Kom också ihåg att föra protokoll av samtalet.

Läs vår ultimata guide om medarbetarresan.

Uppföljning av medarbetarsamtalet

Det är viktigt att ett medarbetarsamtal inte blir ett två-tre timmar långt samtal där protokoll förs för att sedan glömmas bort. I stället måste medarbetarsamtalen vara ett kontinuerligt arbetsverktyg som används året om. Av denna anledning blir även uppföljningsmöten viktiga. Som ett resultat av detta blir inget stillastående och du håller koll på om ni är på rätt väg. I uppföljningsmöten bedöms dessutom utvecklingsplanen och om den har fungerat som överenskommet eller om den behöver förändras.

Att utvecklingsplanen genomförs är en ömsesidig skyldighet mellan chefen och medarbetaren. Till exempel ansvarar medarbetaren för att genomföra utvecklingsplanen och de åtgärder som fastställs i ett medarbetarsamtal. Därefter ansvarar chefen för att följa upp, ge stöd och slutligen se till att medarbetaren är på rätt spår. Genom att följa tipsen ovan kan du vara säker på att du är på rätt väg och genomföra lyckade medarbetarsamtal, där resultat och utvecklingen är i fokus. Lycka till!

Vill du veta mer om hur du skapar nöjda och engagerade medarbetare?

Netigate ger dig de verktyg du behöver för att lyssna på dina medarbetare och främja en hållbar arbetsplats. Vi hjälper dig till exempel i förberedelserna och uppföljningen av dina medarbetarsamtal, att skapa undersökningar och att samla insikter om dina anställda. Onboarding, eNPS, Puls och årliga medarbetarundersökningar är exempelvis några lösningar vi erbjuder.

Registrera dig för ett gratis testkonto eller ring oss direkt på +46 (0)8 411 71 10.