Coronavirusets spridning i samhället har gjort att vi alla har behövt göra stora förändringar både på hemmaplan och på jobbet. För företag runt om i världen har det handlat om att hitta nya sätt att arbeta på för att kunna överleva, samtidigt som hälsan och säkerheten hos de anställda måste prioriteras. För många innebär detta att arbeta hemifrån. I denna artikel ger vi därför sex tips för att arbetet hemifrån ska bli produktivt och framgångsrikt. 

1. Prata regelbundet med kollegorna

Kommunikation ses som en av de främsta faktorerna för att lyckas vid arbete hemifrån. Genom att kontinuerligt kommunicera med varandra säkerställer ni att fokus ligger på rätt saker och att håller varandra uppdaterade. Regelbundna samtal med sitt team bidrar till att alla är medvetna om de gemensamma målen, trots avstånd.

Tydlig och regelbunden kommunikation är superviktigt i osäkra tider. Framför allt i förhållande till Covid-19. Det hjälper dem anställda att hålla sig informerade om riktlinjer och vad som händer härnäst. Mer generellt, så skapar det en känsla av kontinuitet och rutin.

Det viktigaste för att lyckas med arbetet hemma är att behålla drivkraften hos de anställda.

2. Använd teknologi som gör det enklare att arbeta hemifrån

Teknologi kan brygga gapet mellan dig och dina kollegor när du jobbar på distans. Här är en snabb genomgång i hur det kan fungera:

• Kommunikation: Videosamtal är ett lätt sätt att hålla kontakten med kollegor när du arbetar hemifrån. De är smidiga både när det är person till person eller hela teamet. Dessutom är det nog det närmaste det går att komma att alla är ”i samma rum”. Många professionella lösningar som Microsoft Teams, låter dig dela skärm med andra personer i samtalet. Det förenklar presentationer och att snabbt visa annat jobbrelaterat, på samma sätt som i ett vanligt möte.
• Dokumentdelning: Plattformar som Google Drive, OneDrive eller Microsoft Sharepoint erbjuder flera personer möjligheten att redigera samma dokument samtidigt. Även om dina kollegor fysiskt sitter på andra sidan stan, eller Atlanten, kan du se vad de skriver medan de knappar på tangentbordet. Verktyg som föreslagna ändringar och kommentarer gör det även lätt att snabbt utbyta åsikter och få saker gjorda, oavsett avstånd.
• Dela uppgifter och organisera er: En va de största utmaningarna för ledare och chefer med arbete hemifrån är att hålla koll på alla medarbetare och vad de gör. Hjälpmedel som Asana, Monday och Trello är en utmärkt lösning för detta. Genom att dela uppgifter centralt, är det enkelt att veta vem som gör vad och hur de fortskrider.

Det kan ta ett tag att ställa om, framför allt om du inte är van att regelbundet arbeta med dessa tekniklösningar. Oroa dig inte — det är vanligt. För att hjälpa till med att reda ut eventuella startbackar bör du sätt upp riktlinjer om hur teknologin används.

Ekar det eller finns störningar i videosamtalen? Påminn varandra att sätta mikrofonen på ljudlös när ni inte pratar. Osäker på vilken plattform och lösning som ska användas när? Skapa riktlinjer och hjälpdokument som delas till alla som behöver dem. Det finns lösningar på alla problem!

3. Skapa struktur i arbetsdagen med en tydlig plan

Oavsett om detta med att arbeta hemifrån är nytt eller inte, är det dock användbart att planera hur du ska angripa dagen.

På ett personligt plan betyder det att skriva ner dina uppgifter för dagen så du behåller fokus. Det gör du antingen varje morgon innan du öppnar datorn, eller omvänt, som sista uppgift varje kväll. På en team,- avdelnings- eller organisationsnivå, är en struktur exempelvis att hålla ett kort priomöte varje morgon. Alternativt ett avslutningsmöte vid slutet av dagen. Det håller dessutom samman med vårt första tips om kommunikation: Det skapar en drivkraft i teamet. En sån känsla hjälper inte bara dig, utan även ditt team, att hålla ansvarskänsla och produktivitet uppe.

4. Ha en specifik arbetsplats när du arbetar hemifrån

Att bestämma en specifik plats som är ditt hemmakontor gör dig mentalt redo för att arbeta produktivt. Försök hitta en lugn plats i ditt hem där du är bekväm och kan undvika distraktioner. Ett skrivbord och en bra stol är att föredra, men ett köksbord eller liknande fungerar också bra. Det är inte alla som har möjlighet att ha ett hemmakontor, så tänk igenom varifrån du arbetar. Det kanske först verkar som en bra idé att jobba från sängen, men du ångrar kanske det beslutet när det sen är dags att koppla av. Om du jobbar från sängen börjar din hjärna därefter associera platsen med kontoret. Det är ett dessutom ett säkert kort för att hålla dig i jobbtankar vid läggdags. Trots allt är det inte sömnlösa kvällar och minskad kvalitet på sömnen vi är ute efter. Huvudpoängen i detta? Hitta en bekväm plats, men kanske inte alltför bekväm!

5. Ha förståelse för dina medarbetare i omställningen till nya arbetsförhållanden

Den pandemi som coronaviruset har skapat, ger oss en inblick i framtidens arbetsplats där arbete hemifrån kommer bli allt vanligare. Men för tillfället så är det många av oss som ställer om till detta nya sätt att arbeta på. Med det i åtanke, är det viktigt att vi förstår och uppmärksammar de nya utmaningar som våra kollegor nu behöver anpassa sig till. Distraktioner kan uppstå från barn, husdjur eller andra medlemmar av hemmet som också måste hålla sig hemma.

Arbeta tillsammans med dina kollegor för att lösa eventuella problem som kan uppstå med detta. Att kunna prata med sin närmaste chef om en viss flexibilitet i arbetstider kan exempelvis vara uppskattat för föräldrar som nu behöver dela sin arbetsdag med sina barn. I samma anda, försök planera teammöten vid en tid som fungerar för hela gruppen. Återigen, så kommer vi tillbaka till vikten av bra kommunikation för att arbeta hemifrån.

6. Få regelbunden feedback från dina medarbetare som arbetar hemifrån

Om du är del av ledningen, så är detta en bra tid att insamla feedback från dina anställda. Detta är speciellt viktigt om arbete hemifrån inte tidigare var en del av er företagskultur. Har medarbetare tillgång till allting de behöver för att på ett bra sätt arbeta hemifrån? Kan de enkelt kontakta sina kollegor vid behov? Framför allt, får alla tillräckligt med information om vad som pågår i deras avdelning, eller i organisationen som helhet? Alltså viktiga frågor att ställa som ökar produktiviteten då anställda arbetar hemifrån.

Slutligen, för dig som är en Netigatekund så har du nu tillgång till en mall för en Covid-19 medarbetarundersökning. Den innehåller just dessa frågor och mera. Bara logga in i ditt Netigatekonto för att sätta igång. När du är inloggad går du till ”skapa en undersökning” och därefter ”kopiera en undersökning”. Där hittar du vårt krishanteringsbibliotek med enkätmallen för Covid-19.