Onboarding för medarbetare är en investering, men det är också grunden till en långsiktig relation mellan arbetsgivare och medarbetare. Från dag ett på den nya arbetsplatsen är det viktigt att stötta medarbetare och visa hur de kan arbeta mot de övergripande verksamhetsmålen.

Genom att kombinera en väl genomtänkt och genomförd onboarding med en fokuserad och relevant onboardingenkät kan du få värdefulla insikter och hjälpa dina team att jobba mer effektivt. I förlängningen blir du dessutom en mer attraktiv arbetsgivare, både för nuvarande och framtida medarbetare.

I den här artikeln ger vi dig en guide till en framgångsrik onboarding och hur du mäter resultatet av den.

Varför du bör mäta din onboarding-process

Vet du vad dina nya medarbetare tycker om ditt företag och din onboarding-process? Om du inte vet med säkerhet så är en uppföljning av er onboarding-process ett perfekt sätt att ta reda på det. En onboardingenkät ger dig värdefull information för att skapa de bästa förutsättningarna för trivsel på jobbet.

Det blir nämligen allt viktigare för anställda att känna en koppling till företaget de jobbar på. Enligt talent management-företaget Taleo, som undersökt sambandet mellan hur nyanställda tar till sig organisationskulturen och produktivitet, så ökar både produktivitet och prestation snabbare ju fortare det går för den nyanställde att komma in i jobb och arbetsplatskultur. För att skapa medarbetarnöjdhet och engagemang är det viktigt för alla företag att kontinuerligt utveckla och förbättra sina onboardingprogram.

Effektiv onboarding: struktur och fördelar

Fördelar

Fortfarande inte övertygad? Enligt Taleo, finns det flera fördelar med att analysera och förbättra ett företags onboarding-program:

• Minskad kostnad för enkäter om onboardingprocessen, mindre HR-administration, mindre förlust p.g.a. låg produktivitet och reducerade kostnader till följd av otillräcklig onboarding.
• Ökad medarbetarnöjdhet och produktivitet.
• Större lojalitet mot arbetsgivaren.
• Mer underlag för hur onboarding-processen kan förbättras.

Struktur

Dr. Talya N. Bauer föreslog ett par nyckelord i artikeln “Onboarding new employees: maximising success”. Nyckelord som är en god hjälp till att skapa eller utvärdera onboarding-processen:

1. Compliance. Det gäller att nyanställda är medvetna om vilka regler och ’lagar’ som gäller inom företaget.
2. Clarification. Se till att nyanställda förstår vilka uppgifter de ansvarar för samt vad som förväntas av dem.
3. Culture. Formella regelverk är viktiga, men informella regler och normer är minst lika viktiga. Informella regler förbises ofta eftersom de uppfattas som självklara av alla i företaget.
4. Connection. Skapa en relation med den nyanställde och förklara allt som behövs för att medarbetaren ska komma igång så snabbt som möjligt med sina arbetsuppgifter.

Lästips! Så mäter du medarbetarengagemang kontinuerligt

Steg-för-steg-guide för onboarding 

Här tipsar vi om viktiga saker att tänka på under och efter onboarding-processen:

Steg 1: Innan anställningens start

• Företagets varumärke och kärnvärde. Företagets kärnvärderingar ska tydligt framgå och även kommuniceras av medarbetarna för att spegla företagets identitet. Dela med dig av dessa värderingar till kandidaten innan anställningen börjar. Gör företagets kärnvärden tydliga i jobbeskrivning, på hemsida och på kontoret för att försäkra att ni anställer rätt person för jobbet. Det är viktigt att företagets varumärke och kärnvärde är tydligt definierat.
  
  
• Ha information för medarbetare tillgängligt online. Att ta del av denna information bör vara en del av introduktionen, innan medarbetarens första arbetsdag. Det hjälper medarbetaren att vara förberedd och engagerad inför jobbstart. Det leder också till att det går lättare att uppnå högre produktivitet och anpassning till företaget.
  
  
• Definiera vilka roller berörda parter har. Onboarding-processen involverar flera olika avdelningar, till exempel IT, HR och ekonomi. Beskriv varje avdelnings roll i onboarding-processen så att flödet blir så smidigt som möjligt.

Steg 2: Vid anställningens början

• Ring och gratulera till det nya jobbet. Ta en fika och följ upp så fort som möjligt efter att anställningsavtalet undertecknats.*
  
  
• Ge möjligheten för den nyanställde att få stöd av en mentor, tillgång till utbildningar och resurser för att komma igång.
  
  
• Säkerställ att det praktiska är på plats genom att kontorsplatsen är redo. Se till att sådant som dator, telefon, nyckelbricka, kontorsmaterial och eventuellt annat som behövs finns på plats. Viktigt är också att den nyanställda på ett enkelt sätt kommer igång med wifi, koder, inlogg, behörigheter och annat. 
  
  
• Fira in den nya medarbetaren, se till att hen känner sig välkommen och att företaget är glada över nytillskottet.
  
  
• Fortsätt med onboardingen i ett par månader, ända upp till ett år, tills dess att personen känner sig bekväm i sin roll och engagerad i företaget.

Steg 3: Efter onboardingen

• Skicka ut en undersökning. När onboardingen är avslutad är det dags att skicka ut en undersökning med syftet att ta reda på hur medarbetaren uppfattade onboardingprocessen. En onboardingenkät mäter medarbetarens attityder och upplevelser av rekryterings- och onboardingprocessen på arbetsplatsen. Ställ relevanta frågor om processen och se till att medarbetaren får tillräckligt med information för att kunna delta i undersökningen.
  
  När svaren har samlats in kommer det att tydligt framgå vad som har fungerat bra och vad som varit mindre bra. Frågan som ska vara i fokus för analysen av detta är: “Hur kan medarbetarna få en ännu bättre onboarding nästa år?” Där målet är att få medarbetarna att vilja stanna på ditt företag och bidra till dess utveckling.
  
• Analysera och agera på resultatet. Efter att den nödvändiga feedbacken från enkäten har kommit in är det dags att börja titta på eventuella förändringar. Analysera feedbacken och se till att de fungerande arbetssätten blir en del av verksamhetens riktlinjer för onboarding. Om detta genomförs på rätt sätt så kommer företaget dessutom få en god grund för en effektiv onboarding. Kom ihåg att företaget på sikt kommer tjäna på detta.

Exempel på bra onboarding-frågor 

Netigates onboardingenkät för nya medarbetare har både fritextalternativ och påståendefrågor. På så vis får du så mycket feedback som möjligt av de nyanställda. Netigates enkät för onboarding är utformat från grunden för att förbättra ditt företags onboardingprocess. Dessa är de områden som vi täcker in:

Ange hur du ställer dig till följande påståenden på en skala 1 till 5:

(1 = Håller inte alls med) (5 = Håller med fullständigt)

• Jag är nöjd med stödet jag fick under introduktionen på företaget
• Jag känner jag mig välkommen på företaget
• Att arbeta på företaget gör mig stolt
• Jag kan se mig själv arbeta på företaget under det kommande året

Svar som är på den lägre delen av skalan är de viktigaste att analysera och åtgärda så fort som möjligt.

Styrkan med feedback från onboardingenkäter

Det sista steget av onboardingen är ett av det viktigaste. En onboardingprocess är inte färdig förrän responsen från mätningen har samlats in och analyserats.

Med Netigates onboardingenkäter kan du som arbetsgivare få detaljerad information om hur nyanställda upplever den första tiden på den nya arbetsplatsen. Det är både viktigt för att försäkra sig om att onboardingen är bra, och för att den nya medarbetaren anonymt kan kommunicera sådant som eventuellt var mindre bra. Mät därför varje steg av onboardingprocessen i enkäten: första intrycket, rekryteringsprocessen, första arbetsdagarna, första veckan, första månaden och upp till ett år på den nya arbetsplatsen.

Företag kan behöva utforma frågorna i undersökningen utifrån respektive bransch. En onboardingenkät är dock alltid värdefull för att få mer information om medarbetarens inledande period – oavsett inom vilken sektor företaget verkar.

Känner du dig redo att komma igång?

Netigates employee experience-plattform kan hjälpa dig utforma onboardingenkäter, anpassade till ditt företags behov. Vi finns här om du vill utvärdera och förbättra ditt företags onboardingprocess och samtidigt minska personalomsättningen.

Vill du få en rundtur i vår plattform som ett första steg? Inga problem! Boka en kostnadsfri demo med en av våra experter, eller skapa ett kostnadsfritt testkonto och kom igång med dina onboardingenkäter i vår undersökningsplattform redan idag!