En fråga jag ofta får höra när jag jobbar med Netigates kunder är: “hur ofta borde vi mäta medarbetarengagemang och skicka undersökningar till de anställda?”

Svaret är dessvärre att det inte finns något perfekt intervall. Pulsundersökningar en gång i månaden? Eller kanske något mer formellt och omfattande två gånger per år? Det beror helt enkelt på ditt företag. Hur ni ligger till och vad ni försöker åstadkomma. Det finns däremot några saker som du behöver fundera över innan du implementerar en struktur för att samla in feedback:

• Organisationens storlek och demografi.
• Om chefer och medarbetare är mottagliga för feedback.
• Om organisationen har en tydlig plan för hur feedbacken ska användas.

Den sista punkten är den viktigaste: om du inte kan använda resultaten så finns det ingen anledning att mäta medarbetarengagemang. Medarbetare som inte känner sig hörda efter dem gett feedback kommer tappa förtroende för undersökningarna som görs.

Fördelar med att mäta medarbetarengagemang kontinuerligt

Kärnan i en organisation som presterar är att alla som ingår i den känner sig värdefulla. Dina medarbetare är hjärtat i företaget, och genom att lyssna på deras feedback så gör du det möjligt för dem att inta en aktiv roll.

Förutom att förbättra arbetsplatsklimatet så bidrar feedback även till en mer öppen kultur. Uppmuntra dina medarbetare att ge kontinuerlig feedback för att få bättre kvalitet på dina mätningar.

Om du vill mäta medarbetarengagemang så är det viktigt att först göra en mer omfattande och grundlig undersökning. Följ sedan upp det viktigaste i resultaten genom att skicka ut pulsundersökningar. Pulsundersökningarna ska vara korta och fokusera på ett eller två områden. Då kommer du se att fler personer svarar på undersökningen.

Foto: Alexandra Drottler i Dagens Industri. Om hur hållbart engagemang hos medarbetare är viktigt.

Se till att i förväg informera om hur ofta undersökningarna skickas ut. Det är viktigt att VD, HR-chef och andra i ledningsgruppen att kommunicera till de anställda. En tumregel är att det är bättre att meddela i mötesform än via mejl.

Jag råder alla chefer jag pratar med att ta den här typen av satsning seriöst. Det innebär inte nödvändigtvis att det behövs en ny chef eller avdelning, men för att få högre medarbetarengagemang behövs omsorgsfullt arbete. Förändringarna, i sin tur, bör inspireras av enkätresultat. Konsultföretaget Deloitte förutsåg i sin rapport Global Human Capital Trends från 2016 att den största utmaningen för HR-chefer skulle vara att skapa bättre medarbetarupplevelser.

Undvik att undersöka medarbetarengagemanget för ofta

Innan du bestämmer dig för att skicka ut undersökningar med hög frekvens behöver du vara säker på att det passar din organisation. Det krävs en stor mängd resurser för större företag som har hundratusentals anställda om de ska kunna implementera en fungerande feedbackprocess av den här typen. En bra start kan då vara att ha pulsundersökningar för vissa avdelningar inom organisationen eller för en specifik målgrupp.

En risk med skicka undersökningar för ofta är minskat deltagande. Ju lägre svarsgraden är, desto mindre tillförlitlig blir datan. Därför uppmuntrar jag våra kunder att tänka strategiskt när de utformar undersökningar som tittar på medarbetarengagemang.

Värt att tänka på:

• Att skicka nästa undersökning bara för att vara konsekvent kommer leda till bakslag.
• Använder du undersökningarna du tidigare skickat ut på bästa sätt?
• Har du sammanställt och rapporterat resultaten från de tidigare undersökningarna?

Om du inte har det så kan det vara värt att hoppa över ett utskick tills du har tid att analysera och förstå feedbacken som redan kommit.

Prova dig fram för att se vad som fungerar

Det kan vara lite klurigt att komma fram till vad som fungerar bäst i din organisation. Du skulle kunna börja med en enkel undersökning för Employee Net Promoter Score (eNPS) som kort och gott undersöker frågan “Hur sannolikt är det att du kommer rekommendera den här organisationen till en vän?”. Se också till att ha med en ruta för fritextsvar för att få kvalitativ data.

Öppna eller anonyma undersökningar?

Du skulle också kunna prova med öppna kontra anonyma undersökningar. Det är en fin tanke att sträva mot öppenhet, men som människor är vi mer benägna att vara ärliga när ens namn inte associeras med svaren. Vilken svarstyp du använder beror på ditt företag och er inställning till öppenhet.

Enkäthistorik över tid

Det kan även vara informativt att kunna följa en särskild individs historik för att se om en persons svar avviker från normen. Var dock beredd på att det tar många år att bygga upp den typen av öppenhet inom en organisation.

Ha stöd från ledningen för att lyckas

Utöver det som nämnts ovan så är det mycket viktigt att ha stödet från en hög chef innan ett feedbackprogram implementeras. Jag brukar rekommendera att börja hos en VD. En VD som är övertygad om en feedbacklösning kommer hjälpa till att övertyga resten av organisationen.

Lyckade feedbackprogram agerar på analysen

Organisationerna vi är delaktiga i borde få oss att känna glädje, engagemang och stimulans. Ditt feedbackprogram borde vara lika unikt som din organisation, och enkäter kan då hjälpa till att göra denna vision till verklighet. Det handlar i slutänden om du är beredd att investera i tiden det tar att komma igång och att analysera feedbacken.

Ytterligare läsning

Passa på att ladda ner Svenska Medarbetare – rapporten som ger en analys över vad som driver engagemang på svenska arbetsplatser och ha en rapport med benchmarkdata för dina egna undersökningar.