Vikten av en Employee Experience undersökning på ett företag

Det finns en direkt koppling mellan Employee Experience (medarbetarupplevelse) och medarbetarengagemang – ju bättre upplevelse, desto mer engagerade medarbetare. Med hjälp av en Employee Experience undersökning får du en fullständig bild av dina medarbetares arbetsplatsupplevelse, från deras första intryck till deras sista dag. Det ger dig insyn i vad som får dem att stanna kvar – och vad som behöver förbättras.

”Att mäta dina medarbetares engagemang och upplevelse är väldigt viktigt” säger Alexandra Drottler, Employee Experience Program Manager och Senior Konsult på Netigate. ”Medarbetare med ett högt engagemang är mer produktiva och har en positiv inverkan på ditt företags lönsamhet.”

Checklista inför en Employee Experience undersökning

Hur förbereder man sig på bästa sätt inför en Employee Experience undersökning? Se till att ha ett tydligt syfte, en plan för vad som ska göras med resultaten och en god kommunikation både innan, under och efter. På så sätt ökar du medarbetarnas förtroende och delaktighet.

Här kommer 5 enkla steg inför din EX undersökning

1. Syfte med undersökningen

För att skapa ett tydligt syfte behöver du besvara följande frågor:

• Varför gör vi undersökningen?
• Hur ska vi använda resultaten?

En anledning till att man gör en EX undersökning är att ge sina medarbetare en möjlighet att uttrycka sina åsikter. Det kan även vara för att mäta arbetsglädje och lojalitet, antingen i hela företaget eller inom en specifik avdelning. Syftet med undersökningen kan bland annat vara att se över arbetsbördan, samarbetet eller balansen mellan arbete och privatliv, för att organisationen ska kunna skapa rätt förutsättningar för medarbetarnas utveckling och minska hög personalomsättning.

2. Kommunikation

När du går ut med information om EX undersökningen är det viktigt att du har föregående frågeställningar i åtanke: ”Varför gör vi undersökningen och vad ska vi göra med resultaten?”

Alexandra rekommenderar att detta kommuniceras innan undersökningen skickas ut. ”När dina medarbetare förstår syftet ökar inte bara svarsfrekvensen, du får även mer genuina och genomtänkta svar”. Skickar du ut undersökningen via mejl bör denna information repeteras i mejlet.

Följande punkter bör kommuniceras:

• Syftet med undersökningen
• Vilka åtgärder som vidtagits efter den föregående undersökningen
• Om undersökningen är anonym eller inte
• Hur lång tid det tar att besvara frågorna
• När deadline för att besvara undersökningen är satt

“Ett drömscenario vore att ha icke-anonyma undersökningar eftersom man då kan sätta in individuella åtgärder” säger Alexandra. ”Nackdelen är att man riskerar tillrättalagda eller oärliga svar. Därför är anonyma undersökningar med öppna frågor eller fritextsvar en bra kompromiss”.

Hon understryker vikten av att hålla all data konfidentiell i anonyma undersökningar så att man inte kan koppla ett svar till en viss individ. Det kan ha en väldigt negativ inverkan på både medarbetarnas förtroende och framtida svarsfrekvens. Att en employee experience undersökning är anonym bör även tydligt kommuniceras i introduktionstexten.

Glöm inte att berätta om värdet av undersökningen och påminn dina medarbetare om att de har en möjlighet att påverka sin arbetssituation.

3. Utformning

EX är ett brett koncept som inkluderar hela din medarbetares upplevelse på företaget, från rekryteringsprocess till den sista dagen på jobbet. Det finns därmed ett stort utbud av undersökningar att välja mellan.

Med detta i åtanke, vilka undersökningar bör man då välja? Det bästa är att ha en mix av olika undersökningar under året för att få en helhetsbild. Här är några exempel på EX undersökningar du kan välja:

• Onboardingenkäter: ger dig feedback på dina nya medarbetares första tid på företaget
• Medarbetarundersökningar: ger dig klar och tydlig feedback på hur ditt företag kan förbättras och vad som redan är bra, baserat på medarbetarinsikter.
• 360-graders evaluering: ett effektivt sätt att mäta dina medarbetares styrkor och svagheter
• Uppföljningsundersökningar: används för att följa upp efter utförda undersökningar och fokuserar oftast på en specifik grupp eller ett visst problem.
• Exitundersökningar: Ger dig värdefulla insikter om hur du kan skapa en bättre arbetsplats och undvika att förlora medarbetare i onödan

Frågetyper: För att få ut så mycket som möjligt av din undersökning och förstå varför dina medarbetare tycker som de gör bör du inkludera både flervals- och fritextfrågor. Du bör även använda betygsskalor i dina nyckelfrågor, det vill säga svar som viktas på en skala mellan exempelvis 1 till 5. På så sätt får du ett resultat som blir mätbart över tid.

Oavsett vilken undersökning du använder dig av bör frågorna alltid anpassas till de olika avdelningarna inom företaget. Vill du däremot göra en större undersökning som rör hela företaget så kan frågorna vara mer generella.

”Se till att inte ställa samma frågor till alla avdelningar när det är dags för uppföljningsundersökningen. Om ni exempelvis identifierar ett problem inom marknadsavdelningen så bör frågor rörande detta enbart ställas till den specifika avdelningen.” Säger Alexandra.

Undersökningens längd: Det ger oftast mer att ha en kort undersökning än en lång. En undersökning som är kort och inte tar för lång tid att besvara genererar fler svar och ger därav ett bättre resultat.

Testa din undersökning: Glöm inte att testa din undersökning innan du skickar ut den till dina medarbetare. För det första är det viktigt att du ser över eventuella småfel. Men det är även för att ta reda på hur lång tid frågorna tar att besvara och en möjlighet att få feedback på om frågorna är relevanta eller om du bör göra några ändringar.

Här kommer ett exempel för att sammanfatta informationen; Låt oss säga att du väljer att göra en medarbetarundersökning för säljavdelningen. För det första bör du anpassa frågorna efter avdelningen; Hur upplever medarbetarna sin arbetsbörda? Upplever de att de angivna försäljningsmålen är möjliga att nå? Därefter bör du se till att blanda flervalsfrågor, fritextfrågor och betygsskalor för att få fram relevant information. Inkludera gärna några uppföljningsfrågor ifrån den tidigare undersökningen. Avslutningsvis bör du se till att hålla undersökningen kort och koncis.

4. Tidsplan

För att få ut som mycket som möjligt av dina undersökningar behöver du tänka långsiktigt. Då får du mätbara resultat och kan se hur bland annat nya policys tas emot, hur den nya ledningen uppfattas och hur kulturen i företaget utvecklas. Undersökningarna bör skickas ut minst en gång i halvåret, men helst en gång i kvartalet. Men du bör även sätta en mer kortsiktig tidsplan för hur varje undersökning ska genomföras.

Skapa en tidsplan för…

• …när undersökningarna skickas ut.
• …när undersökningen senast ska genomföras.
• …när resultaten ska analyseras.
• …när den efterföljande handlingsplanen, baserat på resultaten, ska vara klar

”Fundera gärna över din målgrupp – en yngre medarbetarkår är vanligtvis mer vana vid feedback och kan därför vara positiva till mer frekventa undersökningar” säger Alexandra.

”Det är även viktigt att du utser en person som ska ansvara för processen innan du gör en EX undersökning” fortsätter Alexandra. ”På så sätt försäkrar du dig om att någon driver det framåt och säkerställer att allt görs i tid. Det kan exempelvis vara någon från HR- teamet eller en avdelningschef.”

5. Åtgärder och Uppföljning

Se till att skapa en handlingsplan för både företaget i sin helhet och för de specifika avdelningarna eller teamen när undersökningen är avslutad. Det visar att du tar dina medarbetares feedback på allvar och gör att de känner sig hörda. Dela även med dig av resultaten för en fortsatt öppen kommunikation med dina medarbetare.

“För att ta vara på dina resultat måste du titta på de specifika siffrorna för de olika avdelningarna och teamen. Ett vanligt misstag är att man endast presenterar det generella resultatet för hela organisationen vilket ofta landar i att man tänker ’äh, det där är inte mitt problem för i vårt team jobbar vi så här’.” förklarar Alexandra. ”Men om varje chef får en inblick i hur det ser ut i just deras team kan man hitta specifika förbättringsåtgärder som funkar för det specifika teamet.”

Organisationsnivå: Sätt upp en strategisk plan för hela organisationen. Det kan exempelvis innebära att ni, utefter resultaten, beslutar att förbättra internkommunikationen eller kompetensutvecklingen.

Teamnivå: Se till att de olika avdelningarna och teamen också sätter upp en strategisk plan baserat på sina specifika resultat. Detta kan göras direkt på avdelnings- eller teamnivå eftersom både mål och utmaningar brukar skilja sig åt. Här sätter man både kortsiktiga och långsiktiga mål.

Ett exempel på ett kortsiktigt mål är att skapa en gemensam kommunikationsplattform för teamet eller att börja med veckovisa möten.

”Glöm inte att följa upp på samtliga förbättringspunkter. Annars blir det lätt att man fastnar i att prata om problemen utan att något händer.” säger Alexandra.

Om det av någon anledning inte går att åtgärda ett problem som ni har identifierat är det viktigt att du kommunicerar detta till dina medarbetare. Om dina medarbetare exempelvis upplever att försäljningsmålen är svåra att nå behöver ni inte sänka målen, utan öppna upp för en diskussion. Det kanske leder till att ni inför ett visst hjälpmedel som gör det lättare för säljarna att nå målen. Även om ni inte sänkte försäljningsmålen har ni lyssnat på era medarbetare och gjort dem delaktiga, vilket i sin tur kan leda till att de trivs bättre och ni får en lägre personalomsättning.

För att få saker att hända krävs en ansträngning

“Det finns ingen enkel lösning som passar varje företag. Varje lösning är unik, precis som företaget den implementeras i” säger Alexandra. ”Om du verkligen vill se en förändring finns det bara en lösning, att lägga ner tid och arbete.”