Har du noen gang lurt på hvem som faktisk svarer på spørreundersøkelser? Og hvordan måles responsraten for spørreundersøkelser? I dag så virker det som at de lurer rundt hvert eneste hjørne: spørreundersøkelser som vil vite alt om våre preferanser, tilfredshet, bevissthet om og sannsynlighet for osv… Vi lever i en verden der det blir samlet opplysninger om alt og alle. Og det kan være helt rimelig, så lenge formålet med undersøkelsen blir tydelig formidlet.

Om du tenker gjennom din egen erfaring, hva gjorde at du deltok i spørreundersøkelser tidligere? Hvilke spørreundersøkelser bestemte du deg for å ikke delta på?

Du har sikkert lagt merke til at det er en utfordring å hente inn verdifulle data fra dine ansatte, kunder, eller fra en valgt målgruppe. Bedrifter krever konstant forbedring for å overleve, og innsamling av høykvalitets data er avgjørende for denne prosessen. Men om dataene du samler inn skal være pålitelige, må responsraten for spørreundersøkelse være høye. Hvordan oppnår man det? Det er faktisk ikke like enkelt i dag som det var før i tiden, da spørreundersøkelser ble sendt ut i brevform.

Det er mange år siden vi fant spørreundersøkelser i postkassen, og fylte de ut med stor entusiasme. Responsraten for spørreundersøkelser har falt drastisk de siste 20 årene – faktisk så foretrekker 66% av kunder å aktivt nå ut med tilbakemeldinger.

Hvordan kan vi overvinne denne hindringen og samle betydelige resultater?

Her er 5 steg fra vårt Professional Services-team:

1. Kjenn målgruppen din

For å møte målgruppen din på mest effektivt måte så må du vite hvem de er. Du må fokusere på noen sentrale kjennetegn (som gjennomsnittsalder, kjønn, yrke). Og med disse kjennetegnene i tankene: vil de heller svare på spørreundersøkelser via e-post, på nett eller via SMS? Hvor og når har de størst sannsynlighet for å svare på spørsmålene dine?

Vanligvis ser vi at unge mennesker har lavest responsrate. Men kundesuksesshistorier som i Egmont viser at dette ikke nødvendigvis trenger være en ulempe.

For å unngå forvirring og partisk data så må du sette spørreundersøkelsen i riktig kontekst fra begynnelsen av.

Og ikke glem: Sørg for effektiv utsending ved å se til at målgruppen din er kontrollert av en fiksert liste med e-postadresser og telefonnumre.

2. Selg det til dem

Man skulle kanskje ikke tro at design har så mye å si, men det kan være helt avgjørende. Et godt design støtter den intuitive flyten av spørreskjemaet. Sørg for at det er enkelt å lese og følge spørsmålene – det kan du enkelt gjøre ved å legge til logikk eller forgreninger av spørsmål.

Du bør også tilpasse tonen for målgruppen din. Om det passer, hvorfor ikke legge til litt variasjon i språket? Du kan legge til humor, eller noen interessante eller morsomme bilder.

Som i mange andre sammenhenger så er det ofte best å holde det kort. Noen casestudier har vist at 52% av deltakere av undersøkelser dropper ut etter at de har brukt mer enn 3 minutter på å fylle ut tilbakemeldingsskjema.

3. Gjør det personlig og skill deg fra mengden

Alle elsker å høre sitt eget navn, istedenfor “kjære kunde/ansatt”. Dette skaper et mer personlig forhold og gir respondenten inntrykk av at deres individuelle tilbakemelding blir verdsatt og er av høy verdi. Om du kan ta det et skritt lengre, del spørsmålene dine inn i grupper og undergrupper med tilpassede spørsmål som gir høyere relevans – da vil du få mer relevante svar.

Designet har også mye å si for opplevelsen, og spørreundersøkelsen din bør vise merket ditt. Du bør derfor tilpassse en mal eller legge til selskapets logo for å gi et personlig preg. Vis at du har gjort en innsats.

4. Vurder å tilby insentiver

Hvordan tjener respondenten på å ta spørreundersøkelsen din? Du må sørge for å få mest mulig ut av deres tid og din innsats. Det kan ha mye å si for hvor stor innvirkning spørreundersøkelsen vil ha på virksomheten din. Så hvorfor ikke by på et insentiv?

Fysiske insentiver kan for eksempel være i form av en giveaway, premier, avslag osv. Men verdi kan også formidles i form av læring, underholdning eller synlige forbedringer. Litt kreativitet kan utgjøre stor forskjell. For noen spørreundersøkelser så kan det også være interessant å dele resultatene med deltakerne.

5. Finpuss og forbedre spørreundersøkelsen din

Nå må du sette deg i deltakerens sko og finne de svake punktene i spørreskjemaet ditt. I hvilke deler kan du forvente høyest drop-out? Hva kan gi litt ekstra motivasjon til å fullføre spørreskjemaet? Det er viktig å ikke tvinge frem svar, og å sørge for skikkelig personvern.

Nå som du er kjent med de svake delene av spørreundersøkelsen din så kan du promotere styrkene med spørreundersøkelsen din. Sett klare tidsfrister og send ut en eller flere vennlige påminnere. Hvorfor ikke promotere studien din på relevante kanaler for din målgruppe – som i sosiale medier. Om mulig, spør nøkkelpersoner eller businesspartnere om støtte og understrek viktigheten av å svare på spørsmålene dine.

Sist men ikke minst, nå er det allerede på tide å tenke på en eventuelt neste gang du skal sende ut spørreundersøkelser: Send ut en fin takkemelding til deltakerne for å vise at du virkelig er takknemlig for hvert eneste svar.