En medarbeidersamtale er en personlig, systematisk og planlagt samtale mellom arbeidstaker og leder. Ved riktig bruk er dette et godt verktøy for effektiv planlegging, oppfølging og utvikling av medarbeiderne. De aller fleste virksomheter gjennomfører medarbeidersamtaler, til tross for at de ikke er lovpålagt. Så hvorfor har vi slike samtaler? Jo, medarbeidersamtalen er et av de viktigste virkemidlene en leder har til å skape medarbeiderengasjement og resultater i organisasjonen.

Hensikten med en medarbeidersamtale

Ordet «medarbeidersamtale» kan for enkelte høres skremmende ut, og ha litt negativ klang. Men dette er ikke en samtale der medarbeideren skal motta en «dom» på hvordan vedkommende utfører sitt arbeid. Det er en samtale som tar for seg arbeidssituasjonen, og som skal bidra til å skape et godt grunnlag for både personlige prestasjoner og et godt arbeidsmiljø. Den skal fremme tillit og åpenhet mellom medarbeider og leder, forbedre kommunikasjon og samarbeid, samt være et godt verktøy for planlegging og utvikling. Derfor betegner også en rekke virksomheter dette som en utviklingssamtale.

Det er lederen, nærmeste leder med personalansvar, som har ansvaret for å kalle inn til en medarbeidersamtale. Det er også lederen som skal påse at medarbeidersamtalen er tilrettelagt for å bli vellykket. Derimot har både leder og medarbeider et ansvar for at medarbeidersamtalen faktisk lykkes, og gjennomføres med fortrolighet og følelse av likeverdighet.

Forberedelser og planlegging er avgjørende for å lykkes

En medarbeidersamtale er en samtale om utvikling som krever planlegging og forberedelser, og den skal skape trygghet og tillit. Det må være klart hva som er formålet med samtalen, hva den skal brukes til og hvem som får innsyn i medarbeidersamtalen i etterkant. Begge parter må få informasjon om når og hvor medarbeidersamtalen skal finne sted. Den bør gjennomføres et sted hvor den kan foregå uforstyrret, og gjerne hvor begge føler seg på forholdsvis nøytral grunn. Det er også viktig å sette av nok tid, det fleste medarbeidersamtaler varer fra en til tre timer

Både leder og medarbeider må også i forkant av samtalen har tenkt gjennom hva de ønsker å få ut av samtalen for at medarbeidersamtalen skal lykkes. Den ansatte må få vite agenda for samtalen, og ha tilgang til referatet fra forrige medarbeidersamtale dersom det har vært gjennomført tidligere.

Skjema eller digitale medarbeiderundersøkelser i forkant

Det finnes ingen fasit på hvordan forberedelsene skal gjennomføres. En del virksomheter benytter skjemaer med oversikt over samtalens hovedpunkter. Nå som verden bare blir mer og mer digitalisert kan det også være et godt alternativ å sende ut en anonym medarbeiderundersøkelse til hele sitt team i forkant av samtalene. På den måten vil du som leder, kunne kartlegge eventuelle utfordringer, og hva som fungerer godt. Alternativ kan leder sende en personlig pulsundersøkelse til medarbeiderne, for å kunne legge planer og forberede tiltak som kan diskuteres under utviklingssamtalen.

Uansett hva som velges, er det viktig å ha fokus kun på fremtiden, eller finne ut hva som har skjedd og er oppnådd siden forrige medarbeidersamtale? Tenk nøye gjennom spørsmålene og hvordan de skal presenteres.

Les også vår artikkel: Medarbeiderundersøkelse – Alt du trenger å vite

Gjennomføringen av en medarbeidersamtale

Leder og ansatt må være mentalt tilstede og lytte til hverandre. Dialogen bør være personlig og likeverdig og med empati. Som leder må du sørge for at medarbeideren blir hørt, og føler å bli tatt på alvor. Ledere må være oppmerksom på sin posisjon og makt som leder, og hvilken innvirkning deres feedback gir i forhold til en kollegaers feedback.

En medarbeidersamtale bør være godt strukturert. Dersom medarbeideren har hatt slike samtaler tidligere, er det naturlig å starte med hvordan ting har gått siden forrige samtale. Videre kan det være individuelt for den enkelte virksomhet og arbeidstaker å velge hva de mener er viktig å ha med under samtalen. Statens arbeidsgiverportal fremhever noen punkter som bør berøres:

• Formålet med samtalen
• Konstruktiv feedback
• Kartlegge motivasjon og ønsker
• Sammenheng mellom virksomhetens mål og medarbeiders ønsker
• Arbeidsoppgaver og prioriteringer
• Samarbeid og miljø (fysisk og psykososialt)
• Avtale konkrete tiltak

Sammen bør det settes nye mål og planer – lage en utviklingsplan som inneholder tiltak og aktiviteter for kompetanseheving og personlig og faglig utvikling. Deet innebærer å lage en oversikt over hvem som skal gjøre hva og når, samt sette opp en tidsplan.

Nye, negative overraskelser skal ikke komme fram under medarbeidersamtalen. Dersom saker vedrørende adferd, manglende resultater osv. skal tas opp, må dette være noe leder og medarbeider har hatt opp tidligere. Begge parter må være konkrete og respektfulle. Leder og medarbeider bør ta imot kritikk på en åpen måte, og be om forslag til endringer eller mer utdyping.

Lønn opptar oss alle, men pass på at en medarbeidersamtale ikke blir en arena for lønnsforhandlinger. Det er bedre å avtale nye møter for temaer som ikke inngår i medarbeidersamtalen.

Husk å lage et referat av medarbeidersamtalen.

Les vår ultimate guide om medarbeiderreisen.

Oppfølging av samtalen

Det er viktig at en medarbeidersamtale ikke bare blir en to-tre timers samtale, med referat, og som siden kun blir liggende i en skuff. Medarbeidersamtalen bør være et kontinuerlig arbeidsverktøy som benyttes gjennom hele året, og det betyr at det er viktig med oppfølgingsmøte(r) etter en viss tid. Det er for å påse at det ikke er stillstand, og at dere er på rett vei. Her vurderes det om utviklingsplanen har fungert som avtalt, eller om den må revurderes.

Det er en gjensidig forpliktelse mellom leder og medarbeider at utviklingsplanen gjennomføres. Medarbeideren har ansvaret for å gjennomføre utviklingsplanen og tiltakene som blir fastsatt i en medarbeidersamtale, mens lederens ansvar er å følge opp og gi støtte, samt forvisse seg om at medarbeideren er på rett spor.

Har du lyst til å lære mer om hvordan du kan skape tilfredse og engasjerte medarbeidere?

Netigate gir deg et spørreundersøkelse verktøy som hjelper deg å lytte til dine ansatte, og fremme en bærekraftig arbeidsplass. Vi hjelper deg i forberedelsene og oppfølgingen av dine medarbeidersamtaler. Lag undersøkelser og få innsikt om dine medarbeidere. Onboarding software, eNPS, pulsmålinger og andre typer årlige medarbeiderundersøkelser er bare noen eksempler på hva vi kan tilby med Netigates intuitive verktøy for medarbeiderundersøkelser.

Registrer deg for en kostnadsfri testkonto, eller ring oss direkte på +47 22 55 19 00.