Gustaf Ekelund er kommunikasjonsekspert og har de siste årene spesialisert seg innenfor digitalisering. I 2005 var Gustaf med på å grunnlegge Netigate, hvor han fortsatt er aktiv den dag i dag. Han har bistått mange store selskap med deres digitaliseringsreise, deriblant Electrolux, IKEA, SEB og Saab. I dette intervjuet deler Gustaf sine tanker om koronakrisen og hvordan han mener bedrifter bør agere for å kunne ruste seg for fremtiden.

Hvordan har COVID-19 påvirket bedrifter rundt om i verden?

Koronakrisen har tvunget flere til å omstille seg og digitalisere seg. Utviklingen innenfor teknologi som har skjedd de siste 20 årene har nå gjort det mulig for flere bedrifter å sette i gang en digitaliseringsprosess ganske raskt. Konsekvensene av koronakrisen er enorm og kommer trolig til å henge igjen mye lengre enn hva vi tror.

Krisehåndteringen vi ser akkurat nå er mer operasjonell og skjer dag for dag. Det kommer til å komme en dag der smittespredningen opphører. På sikt vil dette føre til at vi kommer til et tidspunkt der vi har behov for å analysere det som ble gjort, hva som ikke ble gjort, og hva som kunne blitt gjort annerledes. Journalister kommer nok til å granske mange bedrifter, som igjen kan avgjøre bedriftens overlevelse.

Hva skal til for at bedrifter skal overleve den økonomiske krisen?

Det viktigste av alt er å våge å ta beslutninger. Akkurat nå er det viktig å agere. Noen beslutninger kommer kanskje til å være feil, men det er likevel viktig å ta de beslutningene som kan dytte bedriften fremover.

Hva er viktig å tenke på når det kommer til kommunikasjon med medarbeidere som jobber hjemmefra akkurat nå?

Det viktigste er å ha kontinuerlig kontakt med sine medarbeidere og å ha ørene åpne. Hvordan går det med medarbeiderne dine? Hvordan oppleves situasjonen for dem? Det er til og med viktig å være forberedt på at å jobbe hjemmefra kommer til å fungere utmerket for enkelte, og ikke i det hele tatt for andre. Som leder er det viktig å være tydelig på hva som skal gjøres og til hvilken tid.

Hvordan mener du sjefen bør jobbe for å kommunisere effektivt med sine ansatte?

Til og med her handler det om å han jevnlig kontakt med sine ansatte. Avhengig av hvilken sjefsrolle man har og på hvilke individer du har i teamet ditt, så bør kommunikasjonen tilpasses. Med enkelte personer kan man sikkert ha daglig kontakt. Generelt for de fleste medarbeidere tror jeg det handler om å skape tydelige retningslinjer og trygghet. For eksempel; hvor står vi nå? Hvordan ser forventningene ut fremover? Hva skjer neste uke?

Se videoen fra vårt webinar: Hvordan støtte medarbeiderne under korona – 5 tips fra HR-direktøren

Ettersom dette er en dag-for-dag-krise kan man ikke ta utgangspunkt i at situasjonen er den samme om en uke som den er i dag. Det er viktig å være dynamisk og forberedt på at forutsetningene kan komme til å forandre seg raskt.

Hvilken rolle har styret i dette?

Styret i enhver bedrift har en avgjørende rolle for bedriftens fremtid. Det går ikke an å sitte tilbakelent i stolen og bare lytte. Snarere tvert imot; nå må styret ha en aktiv rolle – gå inn i bedriften og være til stede og støtte ledergruppen.

Du har vært med på å utvikle Netigates siste produkt «COVID-19 Virksomhetsrapport». Hva er det, og hvorfor bør man investere i denne?

COVID-19 Virksomhetsrapport er undersøkelser som sendes ut til medarbeidere, ledere, kunder, styret og leverandører kontinuerlig. Ved hjelp av undersøkelsene samler bedriften inn feedback fra alle interessenter under koronakrisen.

Foretak som ikke hører på sine interessenter under krisen risikerer å fatte feilaktige beslutninger. Både som bedrift, og som individ, kommer i til å se tilbake og reflektere over situasjonen under koronakrisen. Handlingsforløpet og historiene kommer til å se annerledes ut avhengig av hvem man spør. Med denne rapporten kan man som bedrift vise til at man har hatt kontinuerlig kontakt med kunder, styret, ledere, leverandører og medarbeidere, samt dokumentere hvordan krisen ble håndtert. Man kan til og med vise til hvorfor man fattet enkelte beslutninger ved å henvise til loggboken. Med andre ord; beslutninger tatt basert på innsikt og ikke på magefølelsen.

De fleste bedrifter vil nok ikke bli gransket i offentligheten, men dersom det skulle skje kan man vise til virksomhetsrapporten og lene seg på denne. For meg er dette et av de viktigste argumentene for å investere i COVID-19 Virksomhetsrapport. Mange bedrifter kommer til å ha behov for å vise hvilke tiltak som ble gjort i 2020 når regnskapet skal revideres, da spesielt aksjeselskapene. I årsberetningen kommer det til å bli skrevet sidevis om hvordan bedriften håndterte COVID-19. COVID-19 Virksomhetsrapport er en smidig og effektivt måte å kunne vise at det fantes et strukturert arbeid knyttet til innsamling av data og utforming av handlingsplaner knyttet til resultatene.

Hvem er det da som kjøper COVID-19 Virksomhetsrapport?

Ideelt sett er det ledergruppen i alle bedrifter som ser nytten av det. Delvis for å få et overblikk på hvordan det går med bedriften, og hvordan den oppfattes, men også for å kunne rapportere til styret og agere deretter.

Når man kjøper virksomhetsanalysen, hvordan ser da de kommende månedene ut?

Netigate kommer til å veilede bedriften når det kommer til oppstart av prosjektet. Først gjøres en vurdering på hvor ofte undersøkelsene bør sendes ut. Er det en gang i måneden, en gang i uken eller en gang totalt? Hvilken hyppighet som passer best kommer an på hvilken målgruppe man jobber med, og hvordan organisasjonen i seg selv er oppbygget. Deretter gjelder det å være konsekvent og følge resultatene, sette seg inn i tallene og samkjøre det med hvilke beslutninger som må tas. Det er like mye en «sanity-check» som det er en loggbok. I løpet av de første seks månedene sender man ut de ulike undersøkelsene og følger opp resultatene man samler inn.

Forhåpentligvis er den nåværende koronakrisen over om seks måneder, og da har vi fått en ny hverdag å forholde oss til.

Les mer om COVID-19 Virksomhetrapport.