Exit-evaluering har blitt en vanlig del av virksomhetens prosess ved avslutning av ansettelsesforhold. På samme måte som en medarbeiders onboarding kan legge grunnlaget for suksess, kan en strukturert avslutningssamtale gi HR-avdelingen informasjon som potensielt kan begrense turnover.

Det kan virke motstridende å investere tid og ressurser i en medarbeider som allerede har bestemt seg for å forlate bedriften. Men gode exitundersøkelser hjelper organisasjonen med å identifisere et problem (gjennom handlingsrettet innsikt), og gjennomføre nødvendige endringer før problemene forverres.

Men hva bør virksomheter spørre om i sin exit-evaluering? Du ønsker ikke at det skal være en skjennepreken for arbeidstakeren. Du vil heller ikke at den avtroppende medarbeideren skal holde tilbake sin ærlige feedback av frykt for ikke å få en referanse i fremtiden.

Ærlighet

Den faktiske verdien av en exit-evaluering avhenger av ærlige svar. Her har en nettbasert undersøkelse en stor fordel i forhold til en samtale ansikt til ansikt. Dermed fjernes risikoen for mellommenneskelig friksjon mellom medarbeideren og den som intervjuer. Den avtroppende medarbeideren kan også svare på spørsmålene når det passer ham eller henne, og uten at en annen person sitter på andre siden av bordet og venter på svar.

La oss ta Susan som eksempel, en mellomleder som har bestemt seg for å slutte i selskap X. I sin exit-evaluering nevner hun at hun til tider følte seg kvalt av lederen sin, samt at hun savnet muligheten til å tenke strategisk. Tenk deg så at kommentarene hennes blir gjentatt av andre medarbeidere som slutter i ulike avdelinger. En hurtigtenkende organisasjon kan følgelig endre teamstrukturer for å forhindre ytterligere oppsigelser. Eller så fikk kanskje Susan en bedre totalpakke fra en konkurrent, noe som kan få selskap X til å revurdere lønnsstrukturen sin.

Realiteten er at alle, både yngre og eldre arbeidstakere, har en levetid i en virksomhet. Før eller senere vil en medarbeiders reise i organisasjonen din ta slutt. Hvordan arbeidsgiver håndterer disse overgangene, kan utgjøre en stor forskjell for de gjenværende medarbeidernes engasjement og arbeidsprestasjoner.

Hvilke spørsmål du skal stille i en exit-evaluering

Du er ute etter verdifull innsikt, og den får du kun ved å stille målrettede, relevante spørsmål. Legg noen tanker bak hva du skal spørre om, og hvilke spørsmålstyper du velger i undersøkelsen.

Tenk også på at en exit-evaluering bør ta mindre enn 10 minutter å gjennomføre. Selv den mest tålmodige og sjenerøse medarbeideren vil ha en grense for hvor mye tid de er villige til å bruke på sin snart forhenværende arbeidsgiver.

Dersom du ikke har Netigates analyseverktøy Tekstanalyse, bør du, som en tommelfingerregel, unngå for mange åpne spørsmål. Uten tekstanalyse kan du i stedet fokusere på spørsmål som kan rangeres, noe som forbedrer datainnsamlingen.

Matriser kan være nyttige for å samle flere spørsmål under ett overordnet tema. Under hovedspørsmålet «Grunn til å forlate selskap X» kan du for eksempel inkludere underspørsmål som lønn/fordeler, ledelse og det fysiske arbeidsmiljøet som påvirkende faktorer.

Legg til en ekstra matrise med spørsmål som går nærmere inn på medarbeiderens tid i selskap X. Var Susan fornøyd med opplæringen og utviklingsmulighetene hun fikk? Opplevde hun at hun hadde engasjerte ledere, og fikk hun den støtten hun trengte fra lederen sin?

Du kan også benytte logikk i en exit-evaluering for å avdekke ytterligere detaljer fra lave poengsummer. Dersom Susan gir 1 på et spørsmål (dvs. ikke fornøyd i det hele tatt), kan en forklaring til et kvalifiserende spørsmål gi den som evaluerer verdifull tilleggsinformasjon. Et annet alternativ er å inkludere et åpent tekstfelt slik at respondenten kan utdype poengsummen sin.

Be medarbeideren som fratrer stillingen om å komme med anbefalinger om hvordan virksomheten kan forbedre visse praksiser mot slutten av undersøkelsen. Det er greit å gå utover medarbeiderens spesifikke kompetanseområde. Å be om et oversiktsbilde av organisasjonen kan gi deg nøkkelen til innovasjon eller tidligere tapte muligheter. Det er i økende grad beste praksis å be om en variant av dette: «Vennligst fullfør setningen «Jeg vet ikke hvorfor bedriften ikke bare ___«.

Avslutt gjerne din evaluering med et NPS-spørsmål («Vil du anbefale selskap X til en venn?). Kanskje kombinert med et åpent spørsmål om hva virksomheten kunne ha gjort for å beholde arbeidstakeren.

Les også: Employee Retention – Slik beholder du personalet ditt

Sørg for å analysere den feedback du mottar i en exit-evaluering

Det er ikke noe poeng med en exit-evaluering dersom resultatene bare blir liggende på et skrivebord et sted. Eller kanskje ser du på resultatene, men gir dem ikke videre til toppledelsen. Men det er verdt å bruke tid og krefter på å gjennomgå dataene fra exit-evalueringen. Hvilke tendenser går igjen på tvers av stillinger og avdelinger? Hva peker seg umiddelbart ut som nyttig informasjon som du kan bruke på eksisterende medarbeidere? Hva er styrkene som kan vektlegges ytterligere ved rekruttering av nye medarbeidere? Kan tilbakemeldinger fra en avtroppende medarbeider være med på å forbedre neste medarbeiders onboarding?

Det er viktig for HR-ledere å presentere disse funnene for toppledelsen. Er du bekymret for sannhetsgraden i en exitundersøkelse? Da kan det være en god ting å kryssreferere dem med medarbeiderundersøkelser. Et enkeltstående tilfelle kan godt være en avviker, men de fleste tendenser vil vise seg konsekvent i undersøkelser fra medarbeidere i hele organisasjonen.

Se Netigate EX Engage – vår splitter nye plattform for medarbeideropplevelse og -engasjement!

Hva med en egen exit-evaluering?

Netigate gir deg de verktøy for medarbeiderundersøkelser du trenger for å få innsikt om dine ansatte. Vi tilbyr et kraftig, intuitivt og brukervennlig spørreundersøkelse verktøy for alle typer undersøkelser om både medarbeidere, kunder og markedet.

Registrer deg i dag for en kostnadsfri prøveperiode, book en demo, eller kontakt oss via dette kontaktskjemaet.