Employee Experience (forkortet til EX og på norsk medarbeideropplevelse) er viktigere enn noensinne. I henhold til en undersøkelse fra Gallup 2017, fremgår det at kun 15 % av medarbeidere over hele verden er engasjerte i jobbene sine. Som et resultat av dette, råder Gallup organisasjonene til å bli mer fokusert på medarbeiderne og lytte til hva de trenger for å øke sitt potensial.

Det er en direkte sammenheng mellom medarbeideropplevelse og medarbeiderengasjement. For jo bedre opplevelsen er, desto mer engasjerte blir medarbeiderne dine. Ved hjelp av EX-undersøkelser kan du måle hvordan en medarbeider opplevelser hele arbeidsplassen, fra førsteinntrykket til avgangen. En slik undersøkelse gir innsikt i hva som som får dine ansatte til å bli – og hva som må forbedres.

“Det er viktig å måle medarbeidernes engasjement og opplevelse”, sier Alexandra Drottler, Employee Experience Program Manager & Senior Insight Consultant i Netigate. “Vi vet at engasjerte ansatte er mer produktive og har en positiv påvirkning på virksomhetens lønnsomhet”.

Sjekkliste for en Employee Experience undersøkelse

Så, hva trenger å være på plass før undersøkelsen? Det er avgjørende å ha kommunikasjon før, under og etter undersøkelsen, i tillegg til å forklare hva du skal gjøre med resultatene. Med andre ord må formålet med undersøkelsen være krystallklar, slik at du får de ansattes fulle delaktighet.

Her er fem enkle trinn å følge før du gjennomfører en employee experience undersøkelse:

1. Formål

For å skape et klart formål, må to spørsmål besvares:

• Hvorfor gjør vi undersøkelsen?
• Hvordan skal vi bruke disse resultatene?

En av grunnene til å gjennomføre en undersøkelse på medarbeideropplevelse, kan for eksempel være å motivere de ansatte ved å gi dem en arena der de kan gi uttrykk for sine meninger. En annen motivator kan være å måle medarbeidertilfredshet og engasjement, enten i hele selskapet eller i en bestemt avdeling. Hensikten med denne undersøkelsen kan blant annet være å se på arbeidsmengde, teamarbeid, ansattes trivsel osv. Dette for å påse at medarbeiderne er tilfredse, og redusere gjennomtrekk i arbeidsstokken.

“Før du gjennomfører en EX-undersøkelse, trenger du uansett noen som kan ta eierskap i prosessen”, sier Alexandra. “Dette sikrer kvalitet og alle vet hva de skal gjøre. Vedkommende kan være noen fra HR-teamet, eller en spesifikk person med ansvar for en avdeling.”

2. Kommunikasjon

Når du informerer medarbeiderne om undersøkelsen, er det viktig å ha de to spørsmålene fra forrige punkt i bakhodet : “Hvorfor gjør vi dette, og hva skal vi gjøre med resultatene?”

Alexandra påpeker at en god kommunikasjon før undersøkelsen sendes ut, vil øke svarprosenten. Når medarbeiderne forstår hensikten, vil du mest sannsynlig motta mer gjennomtenkte og flere ærlige svar. Dersom du distribuerer undersøkelsen via e-post, bør du inkludere forskjellige punkter i meldingen for å redusere misforståelser.

Ting som bør være med i meldingen:

• Formålet med undersøkelsen
• Hvilke tiltak er utført etter tidligere undersøkelser
• Om undersøkelsen er anonym eller ikke
• Hvor lang tid det tar å svare på undersøkelsen
• Hvilken svarfrist er satt for undersøkelsen

“Et drømmescenario vil være å kun ha ikke-anonyme undersøkelser, for da kan du ta tak i ting for hver enkelt person”, sier Alexandra. “Ulempen er at du mest sannsynlig ikke får helt ærlige svar. Derfor er anonyme undersøkelser som har åpne spørsmål / fritekstsvar et godt kompromiss, da blir det en frivillig besvarelse.”

Hun understreker også at dataene alltid må holdes konfidensielle, slik at svarene ikke kan knyttes til en bestemt person på arbeidsplassen.

Glem ikke å vise det store bildet og minne om at ved å svare på denne undersøkelsen, har de ansatte en viktig mulighet å påvirke til en positiv utvikling på arbeidsplassen deres.

3. Utforming

Employee Experience (medarbeideropplevelsen) er et bredt konsept som inkluderer hele din medarbeiders opplevelse i virksomheten, fra ansettelsesprosessen til onboardingen, og fram til siste arbeidsdag.

Type undersøkelse:

Det beste vil være en blanding av forskjellige undersøkelser gjennom hele året for å få et helhetsbilde. Her er noen eksempler på EX-undersøkelser du kan velge blant:

• Onboarding software: gir deg tilbakemeldinger om hvordan nyansatte opplevde den første tiden i virksomheten
• Medarbeiderundersøkelser med eNPS software: gir innsikt om de ansattes bekymringer og behov på arbeidsplassen for å holde høy tilfredshet og redusere “frafall av medarbeidere”
• 360-graders evaluering med Netigates 360 feedback software: en effektiv måte å måle medarbeidernes styrker og svakheter
• Oppfølgingsundersøkelse: brukes for å følge opp forrige undersøkelse og fokuserer ofte mer på en spesifikk gruppe eller problemstilling
• Exit-undersøkelse: Når noen forlater virksomheten din, kan du hente verdifull innsikt om hvorfor de sluttet og unngå unødvendig frafall av medarbeidere

Spørsmålstyper

For å få mest mulig ut av undersøkelsen, og forstå hvorfor dine medarbeidere svarer og tenker som de gjør, bør du inkludere både flervalgsspørsmål og åpne spørsmål. Du bør også benytte vurderingsskalaer i nøkkelspørsmålene dine som for eksempel «På en skala fra 1-5 …». Dette er en god måte å måle ansattes holdninger og meninger over tid.

Avhengig av hva slags employee experience undersøkelse du sender ut, bør spørsmålene tilpasses de forskjellige avdelingene i virksomheten. Ønsker du derimot å gjennomføre en større undersøkelse som angår hele virksomheten, kan spørsmålene være mer generelle.

«I oppfølgingsundersøkelser bør du sørge for å ikke stille de samme spørsmålene til alle avdelingene. Hvis det for eksempel er et problem i markedsavdelingen, bør spørsmål vedrørende dette kun stilles til denne avdelingen”, sier Alexandra.

Undersøkelsens lengde:

Kortere undersøkelser er generelt sett mer fordelaktige enn lengre undersøkelser. En undersøkelse som er kort, og det ikke tar for lang tid å svare på, genererer flere svar og gir derfor bedre resultater.

Test undersøkelsen:

Det er flere årsaker til at du bør teste undersøkelsen din før du sender den ut til dine ansatte. For det første er det viktig å gå gjennom den for å eliminere småfeil. Med det er også viktig å finne ut hvor lang tid det tar å svare på spørsmålene, samt ha en mulighet til å få tilbakemeldinger på om spørsmålene er relevante eller om noe bør endres.

La oss oppsummere litt med et eksempel på en medarbeiderundersøkelse for salgsavdelingen. Først og fremst må spørsmålene tilpasses denne avdelingen, for eksempel: “Hvordan opplever de ansatte arbeidsmengden? Føler de at de kan nå selskapets fastsatte salgsmål?” Det bør være en blanding av flervalg-, fritekst- og skalaspørsmål for å få så brede svar som mulig, gjerne med noen få oppfølgingsspørsmål til slutt. Igjen – hold undersøkelsen kort og konsis.

4. Tidsplan

Tiden står ikke stille i et selskap – medarbeidere kommer og går, nye retningslinjer legges til og bedriftskultur utvikler seg. Det er grunnen til at du bør tenke langsiktig og få mest ut av undersøkelsen din. Det gir målbare resultater. Undersøkelser bør utføres minst hvert halvår, eller til og med hvert kvartal, for å få hyppigere svar fra de ansatte. I tillegg bør det også settes en mer kortsiktig tidsplan for hvordan hver undersøkelse skal gjennomføres.

Lag en tidsplan for når:

• undersøkelsene skal sendes ut
• undersøkelsen senest skal gjennomføres
• resultatene skal analyseres
• en påfølgende handlingsplan, basert på resultatene, skal være definert

“Vurder også målgruppen for undersøkelsen – for eksempel pleier yngre ansatte å være mer vant til feedback, og kan derfor være positive til mer hyppigere undersøkelser”, sier Alexandra.

«Det er også viktig at du utnevner én person til å være ansvarlig for prosessen, før du starter en employee experience undersøkelse», fortsetter Alexandra. “På den måten sørger du for å ha en pådriver som også sikrer at ting blir gjort i tide. Det kan for eksempel være noen fra HR-teamet eller en avdelingsleder. «

5. Tiltak og oppfølging

Det er også viktig å lage en handlingsplan for både selskapet som helhet, og for de spesifikke team eller avdelinger, etter undersøkelsen er avsluttet. Dette vil vise medarbeiderne dine at du har både lest og forstått deres tilbakemeldinger, og i tillegg tar de på alvor. Det innebærer at de vil føle seg både hørt og sett. Del også resultatene for å skape en fortsatt åpen kommunikasjon med de ansatte.

“For å dra full nytte av resultatene dine, må du se på tallene for de forskjellige avdelingene og teamene. En vanlig feil er å kun presentere det generelle resultatet for hele organisasjonen, noe som får medarbeidere til å tenke “Ah, det der er jo ikke mitt problem, for i teamet vårt fungerer ikke dette på den måten”, forklarer Alexandra. “Men om hver enkelt leder får innblikk i resultatene til nettopp deres team, kan konkrete forbedringstiltak settes i gang for dette spesifikke teamet.”

Organisasjonsnivå:

Sett en strategisk plan for hele organisasjonen. Det kan for eksempel innebære at du bestemmer deg for, basert på resultatene, å forbedre selskapets intern-kommunikasjon eller kompetanseutvikling.

Teamnivå:

Sørg for at de ulike avdelingene og teamene utarbeider en strategisk plan basert på de spesifikke resultatene. Dette kan gjøres direkte på team- eller avdelingsnivå, fordi både mål og utfordringer ofte kan variere. Dette er en god måte å sette både kortsiktige og langsiktige mål.

Et eksempel på et kortsiktig mål kan være å lage en felles kommunikasjonsplattform for teamet, eller begynne å holde ukentlige møter.

“Du bør absolutt følge opp alle disse forbedringspunktene. Ellers blir det fort bare med praten, og da skjer det ingenting”, sier Alexandra.

Dersom resultatene fra undersøkelsen om medarbeidertilfredshet (EX-undersøkelsen) ikke følges opp, begynner teamet å lure på hvorfor. Ha dialog med de ansatte dersom du skal gjøre tiltak, og om det er noen innsikter som det ikke kan gjøres noe med, kan du forklare hvorfor. La oss si at en undersøkelse viste at selskapets krav til salgsmål er for høye. Da bør du se nærmere på dette og åpne for diskusjon i teamet. Får du de ansatte til å føle seg sett og hørt, og vil du begynne å se endringer og på lang sikt oppnå et høyere nivå av medarbeidertilfredshet. På den måten holdes det også en lav gjennomtrekk av arbeidsstokken.

Netigate EX er vårt nyutviklede produkt som hjelper deg med alt innen Employee Experience!

For å få ting til å skje, kreves det en innsats

«Det er ikke én løsning som passer for enhver virksomhet. Hver løsning er unik, akkurat som selskapet den implementeres i”, sier Alexandra. «Om du virkelig ønsker oppnå endringer, er det kun én ting å gjøre; sette av tid og krefter til å gjennomføre det».