Den største ressursen i en virksomhet er de ansatte. De er ansvarlige for salg, markedsføring, strategi og bedriftens generelle fremgang. Det er naturligvis forretningsmessig fornuftig å prøve å beholde de beste ansatte og oppmuntre resten til å jobbe så produktivt som mulig. Det er her Employee Retention (medarbeiderbevaring) kommer inn i bildet.

Å beholde ansatte er en av de største utfordringene for HR-medarbeidere. I denne artikkelen definerer vi begrepet Employee Retention, hvordan du kan beregne det for din virksomhet, hvorfor det er viktig, og hvordan det skiller seg fra turnover eller avgang. Til slutt skal vi se på hvordan du kan måle og forbedre nivået av medarbeiderbevaring i din virksomhet.

Hva er Employee Retention, og hvorfor er det så viktig?

Medarbeiderbevaring er de tiltakene som innføres for å oppmuntre de ansatte til å bli værende. Dette påvirkes av alt i virksomheten, fra lønn og frynsegoder, til organisasjonskultur og medarbeidertilfredshet. Når vi kartlegger og reagerer på dataene, kalles det en strategi for å beholde ansatte.

Forståelsen av å beholde ansatte handler først og fremst om kostnader. Dersom mange medarbeidere slutter i en bedrift, kan det være dyrt og tidkrevende å erstatte dem. Tap av talent og erfaring kan også ha en negativ innvirkning på virksomheten og bedriftskulturen. Men noe personalomsetning kan imidlertid være sunt. Når medarbeidere velger å slutte, betyr det også at det åpner for muligheter til å tilføre virksomheten ny kompetanse. Det er viktig å vite hvordan sunne nivåer av medarbeidere som blir værende ser ut, samt hvordan man kan måle dette.

Hvordan beregne Employee Retention?

Retensjonsgraden beregnes vanligvis i prosent. Jo høyere prosentandel, desto bedre. En høyere prosentandel innebærer at du er flink til å beholde de ansatte som jobber hos deg. For å beregne medarbeiderbevaringen, kan du benytte følgende formel:

Trinn 1

Totalt antall ansatte ved begynnelsen av valgt periode

– Antall ansatte som sluttet i løpet av perioden 

= Antall ansatte som er igjen ved slutten av perioden

Trinn 2 

Antall ansatte igjen i slutten av perioden 

÷ Totalt antall ansatte 

= Employee Retention i prosent

Retensjonsgraden din vises som desimaltall. Gjør den om til prosentandel ved å multiplisere med 100.

Employee Retention, personalomsetning eller avgang?

Det finnes flere begreper som beskriver svingningene av medarbeidere i en virksomhet. Noen ganger er det vanskelig å vite forskjellen. Turnover av medarbeidere, for eksempel, fungerer på samme måte som Employee Retention. Turnover er antall ansatte som forlater et selskap, delt på det totale antallet ansatte som jobber der. Personalomsetningen uttrykkes i prosent. Avgang av ansatte refererer derimot til den gradvise reduksjonen i antall medarbeidere på naturlig vis, for eksempel ved pensjonering. Disse medarbeiderne blir ikke erstattet.

Forskjellen mellom turnover og avgang, er at turnover-raten måler omfanget av medarbeidere i en virksomhet som slutter og erstattes. Avgangsraten måler derimot ansatte som ikke erstattes. For eksempel kan en medarbeider velge å slutte fordi virksomheten begynner å gå dårligere, i så fall velger virksomheten å la stillingen stå tom. Du kan se på turnover-raten som en stabil eller voksende arbeidsstyrke. Avgang av medarbeidere er en synkende arbeidsstyrke.

Både turnover- og avgangsraten måler antall medarbeidere som forlater en virksomhet. Retensjonsraten måler imidlertid virksomhetens innsats for å endre dette mønsteret – det vil si endring over tid. Øker graden av medarbeidere som blir i virksomheten, tyder dette på at nye tiltak og prosedyrer virker.

Effektene av høy Employee Retention

Høye grad av medarbeiderbevaring trenger nødvendigvis ikke alltid være positivt. Både ekstremt lave og ekstremt høye retensjonsrater kan være problematiske. Det optimale nivået for å beholde ansatte varierer mellom bransjer og land. Så det kan være vanskelig å finne et eksakt, «ideelt» tall som gjelder alle. Men ved å organisere dataene og måle dem ofte, kan du definere hvilken grad av medarbeiderbevaring som er optimal for din virksomhet. Uansett hva du lander på, kan ekstrem medarbeiderbevaring i begge retninger være kostbare i tid, penger og ressurser. Dette vil redusere virksomhetens konkurransefortrinn. Nedenfor lister vi opp noen av de negative effektene av både for høy og for lav grad.

Lav grad – mange medarbeidere velger å slutte

• Dersom mange slutter og du ikke greier å beholde ansatte, blir det vanskeligere å utføre daglige oppgaver fordi kompetanse og kontinuitet går tapt.
• Du må legge mye ressurser i rekruttering, medarbeideronboarding og opplæring av nyansatte. Å rekruttere nye medarbeidere antas å koste inntil det dobbelte av en arbeidstakers lønn.
• Hvis mange velger å forlate virksomheten, kan dette oppmuntre andre dyktige medarbeidere til å slutte.
• Høy personalomsetning gir ikke teamet tid til å bygge effektive relasjoner.
• Kundene kan legge merke til endring av personalet, som igjen kan påvirke servicen og skade merkevaren.

Høy grad – medarbeidere blir værende lenge

• Ansettelse av nye medarbeidere kan bidra til mer innovasjon i virksomheten, noe som fremmer innovasjon og aksept for endringer. Noen ansatte med lang ansiennitet kan bli selvtilfredse, og det kan føre til lavere produktivitet.
• Lav produktivitet kan påvirke produksjonen, kostnadene og til syvende og sist fortjenesten.
• Medarbeidere som har vært i samme virksomhet i mange år, utvikler kanskje ikke lenger ny kompetanse som kan drive bedriften fremover.

Last ned vår e-bok: 8 drivkrefter for medarbeiderengasjement

Hva kan du gjøre for å beholde ansatte?

Det er mye virksomheten din kan gjøre for å beholde medarbeiderne. De tre viktigste konseptene kan oppsummeres som: rekruttering, anerkjennelse og engasjement. Det er også viktig å ha strategier for å skape den beste medarbeideropplevelsen for dine ansatte.

Rekruttering

Employee Retention starter med å identifisere arbeidsoppgavene riktig, og rekruttere medarbeidere med de ferdighetene virksomheten trenger. Vi anbefaler at du er ærlig om firmaet ditt og de daglige oppgavene i stillingen når du lyser den ut. Slik unngår du urealistiske forventninger og misfornøyde medarbeidere. Vi anbefaler også å rekruttere medarbeidere som har vært engasjert i noe over lengre tid. Dette kan for eksempel være noen som har vært mange år i samme selskap, eller andre typer av aktiviteter og engasjement utenfor jobben. Alle disse tingene tyder på at kandidaten har den rette innstillingen til å være lojal mot en ny arbeidsgiver.

Les også: Forbedre kandidatopplevelsen med rekrutteringsundersøkelser

Ansett med tanke på langsiktig vekst snarere enn kortsiktige behov. Bygg et allsidig team som kan jobbe effektivt sammen, for dette vil holde på de beste talentene. En rekke rekrutteringsbyråer kan bistå med denne prosessen, og det er som regel verdt investeringen.

Som en del av ansettelsesprosessen bør du utforme en fordelspakke som begge parter er fornøyde med. Dette omfatter mer enn bare en konkurransedyktig lønn. Medarbeiderne ønsker å føle at virksomheten bryr seg om deres sosiale, mentale og fysiske velvære. Dette kan omfatte alt fra fleksibel arbeidstid, feriepenger, rabatter, ekstra helsefordeler og så videre. I tillegg kan en rettferdig og transparent lønnsstruktur gi de ansatte en følelse av rettferdighet, samt å være en del av et team.

Virksomhetens onboarding prosess er også en svært viktig del av rekrutteringen. Onboardingen bør gjenspeile selskapets verdier, og minne medarbeiderne på hvorfor de valgte deg i utgangspunktet. Sørg for å holde regelmessige ledermøter for å innhente feedback og følg opp dette. Du bør også vurdere en god onboarding software for å innhente feedback fra nye medarbeidere som nylig har fullført onboardingen.

Anerkjennelse

Selv voksne trenger å høre at de gjør en god jobb. En Gallup-undersøkelse fra 2016 antydet at det er dobbelt så sannsynlig at medarbeidere velger å slutte i løpet av et år på grunn av manglende anerkjennelse.

Hvordan de ansatte opplever anerkjennelsen de får, kan måles og styres ved hjelp av en programvare for medarbeiderengasjement. La medarbeiderne svare på ulike spørreundersøkelser, men påse at du har laget godt utarbeidede spørsmål om medarbeiderengasjement. På denne måten gir du de ansatte en stemme, og kan samle innsiktsfull feedback. De fleste plattformer som måler ansattes engasjement tilbyr ferdige maler eller, muligheten til å lage undersøkelser på egenhånd. Enkelte selskaper som tilbyr denne typen programvare analyserer også resultatene og lager ferdige rapporter. Dette gjør det mulig for bedriften din raskt får oversikt over virksomheten, og kan anerkjenne den enkelte medarbeider eller hele avdelinger med lavt engasjement. Når du har identifisert utfordringene ved hjelp av et effektivt og godt Voice of Employee verktøy, kan du også ta grep og og jobbe aktivt for å holde medarbeiderne motiverte.

Last ned vår rapport: Medarbeiderrapport 2023: Hvilke utfordringer møter norske arbeidsgivere i dag?

Når en medarbeider har nådd slutten av reisen i virksomheten, kan du gjennomføre en exitundersøkelse. Denne typen undersøkelser gir deg et klart innblikk av hva du må gjøre for å forbedre organisasjonen som arbeidsplass, som igjen fører til lav turnover. Ønsker du å lese mer om avslutningssamtaler, anbefaler vi artikkelen: «Exit-evaluering – Hvilke spørsmål er det viktig å ha med?»

Medarbeiderengasjement

Engasjerte medarbeidere er mer produktive og leverer høyere resultater enn sine uengasjerte kolleger. Så hvordan kan du skape engasjement på arbeidsplassen? Her har vi listet opp noen forslag som er enkle å gjennomføre:

• Samle regelmessig inn feedback fra de ansatte for å finne ut hvor tilfredse de er på jobb. Det kan gjøres i form av årlige tilfredshets- og engasjementsundersøkelser, eller mer regelmessige pulsmålinger.
• Vær tydelig på virksomhetens mål og visjoner, og referer til dem jevnlig. Det er dette som samler medarbeidere.
• Gi medarbeiderne nye muligheter til å utvikle seg. Dette gir medarbeiderne etmål, og oppmuntrer dem til å forbli lojale.
• Tilby ledere opplæring i viktige ting som coaching, gi og motta feedback, håndtering av klager og så videre. Svak mellomledelse oppgis ofte som en årsak til at dine beste medarbeidere velger å slutte.
• La medarbeiderne få tilbud om lærerike arrangementer hvor de for eksempel får produktopplæring eller kan prøve å «bytte» jobb. Det kan også være ting som ikke er relatert til jobben, for eksempel bokklubber og treningsøkter. Å skape et fellesskap og investere i medarbeiderne, får dem til å føle seg verdsatt. Ønsker du å lære mer om dette kan du lese artikkelen vår hvor vi gir 4 tips til høyere arbeidsmoral.
• Sørg for at medarbeiderne dine får feedback fra alle ulike perspektiver. Dette kalles 360 graders evaluering. Dette innebærer at alle medarbeidere kan få feedback, nye medarbeidere så vel som ledere. Du kan få god hjelp med vår nye pakkeløsning – 360° feedback service.

Prøv vår nye løsning for medarbeiderengasjement – Netigate EX – og les artikkelen om valg av plattform for medarbeiderengasjement.

La oss oppsummere…

Employee Retention gir gir verdifull innsikt i hvordan bedriften fungerer og hvilken innvirkning den har på de ansatte. Det viktigste er å måle og følge med på dataene gjennom enkle beregninger og medarbeiderundersøkelser. Når du har et klart bilde, finnes det en rekke tiltak du kan iverksette for å hjelpe bedriften din med å beholde medarbeidere. Husk betydningen av rekruttering, anerkjennelse og engasjement. Invester ressurser i å forbedre disse prosessene, og gi virksomheten det konkurransefortrinnet den fortjener.

Kom i gang med Netigates brukervennlige verktøy for medarbeiderundersøkelser og eNPS software for å måle dine medarbeideres engasjement. Netigates spørreundersøkelse verktøy kan du prøve ut kostnadsfritt i 30 dager.