Beschwerdeverfahren Anleitung zum Lieferkettengesetz

Durch die Beachtung folgender Richtlinien nach BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) kann ein effektives und gerechtes Beschwerdeverfahren gewährleistet werden. Mögliche Verstöße gegen Menschenrechte und Umweltstandards in globalen Lieferketten sollen dadurch angemessen gemeldet und behandelt werden.

1. Intern und extern:
Das Beschwerdeverfahren muss sowohl für Mitarbeiter*innen und Lieferant*innen des Unternehmens (intern) als auch für externe Betroffene, wie z. B. Menschenrechtsaktivisten oder die Öffentlichkeit, offen sein.

2. Jederzeit frei verfügbar:
Das Verfahren sollte jederzeit verfügbar sein, sodass Beschwerden zu beliebigen Zeitpunkten eingereicht werden können, ohne auf bestimmte Uhrzeiten oder Arbeitstage beschränkt zu sein.

3. Leicht zugänglich:
Das Verfahren muss für alle Interessengruppen leicht zugänglich sein. Es sollte klare Informationen darüber geben, wie und wo Beschwerden eingereicht werden können.

4. Anonym möglich:
Um mögliche Bedenken hinsichtlich negativer Konsequenzen zu mindern, sollte die Möglichkeit bestehen, Beschwerden anonym einzureichen.

5. Sprachliche Barrierefreiheit:
Das Beschwerdeverfahren sollte in einfacher Sprache in verschiedenen Sprachen verfügbar sein, um sicherzustellen, dass es für alle Betroffenen, unabhängig von ihrer Sprachkompetenz, zugänglich ist.

Diese Vorlage ist bereits mehrsprachig in Deutsch und in Englisch angelegt. Um den Richtlinien gerecht zu werden, sind die persönlichen Kontaktdetails bewusst nicht als erforderlich markiert. Zudem basiert die Länderauswahl auf der von BAFA empfohlenen Länderliste von United Nations Statistics Division. Die Logiken basieren auf die Beschwerdeart (Menschenrecht, Umweltschutz oder sonstiges) und die einzelnen Beschwerdegegenstände sind per Beschwerdewunsch durch jeweilige Logiken miteinander verbunden. Dies bedeutet, dass jemand, der ein Unternehmen wegen Menschenrecht und spezifischer wegen möglicher Kinderarbeit melden möchte, bekommt durch die Logik nur das spezifische Formular für Verstöße gegen Kinderarbeit. Dies ist für die Person nicht nur benutzerfreundlicher, sondern erleichtert Ihnen die Arbeit im Nachgang, wenn Sie die Fälle dokumentieren und über die möglichen Verstöße berichten müssen.

Nachdem Sie die Vorlage geöffnet haben, können Sie sie an Ihre Bedürfnisse und Ihr Corporate Design anpassen. Sie können zum Beispiel in der Einstellungsleiste das Design komplett ändern und Ihr eigenes Logo hinzufügen. Passen Sie zudem Ihre Unternehmensdaten in der Vorlage an, wie Firmenname und Kontaktinformationen. Sie können natürlich auch ganze Fragenfelder und Seiten anpassen.

Kein Problem! Sie haben zwei Möglichkeiten: Methode 1: Sie können in den Einstellungen die verschiedenen Sprachen aktivieren und danach mit den Übersetzungen der Fragen und Infotexte direkt beginnen. Der Vorteil hier ist, dass Sie somit alle Sprachen in einer einzigen Umfrage haben, allerdings kann es bei mehreren Sprachen auch etwas Fleißarbeit bedeuten. Deswegen Methode 2: Sie können alle Umfragen beliebig oft kopieren und mit Magic Import die Übersetzungen der Fragen auf einmal hochladen. Dies ist die leichteste Methode und mit sprachlich getrennten Umfragen, können Sie diese zum Beispiel auf Ihren globalen Webseiten flexibler einsetzen. Sie können somit auf Ihrer Webseite eine Übersicht für die verschiedenen Länder errichten und die jeweiligen Sprachen verlinken.

Eine der Richtlinien des Lieferkettengesetzes verlangt den einfachen Zugang zum Beschwerdeverfahren. Sie können mit Netigate mehrere passende Versandmethoden für Ihr Verfahren wählen: a. E-Mail: Versenden Sie die Umfrage über das E-Mail-System von Netigate. Somit können Sie zum Einstieg Ihre Lieferant*innen über Ihr Beschwerdeverfahren informieren und in regelmäßigen Abständen eine Erinnerungsemail versenden. b. Allgemeiner Link: Generieren Sie einen Umfragelink und verwenden Sie ihn zum Beispiel in Ihrer E-Mail-Signatur oder konvertieren Sie ihn in einen QR-Code für Offline-Aktivitäten. c. Website-Einbettung: Platzieren Sie Ihr Beschwerdeverfahren auf Landing Pages, E-Shops, Blogs oder anderen Online-Plattformen. d. (Zwei-Wege-)SMS: Kommunizieren Sie noch flexibler und schneller mithilfe von Textnachrichten.

Passen Sie die Kontaktemail in den Einstellungen an, damit die verantwortliche Person bei jeder eingereichten Beschwerde direkt eine Benachrichtigungsmail mit den gesammelten Daten erhält. So können Sie schnell auf eingegangene Beschwerden reagieren. Zudem können Sie Live-Alerts einstellen und somit schnell auf kritische, imminente Verstöße reagieren. Zuerst bestimmen Sie einen Trigger, wie zum Beispiel, das Feld "das Vergehen steht kurz bevor und ist dringend" wurde gewählt und stellen dies in der Logik ein. Danach setzen Sie die Benachrichtigungen an. Auf Live-Dashboards können Sie die Beschwerden mitverfolgen. Wir haben hierzu auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Trigger und Logiken im Handumdrehen einstellen können.

Ein wesentlicher Teil des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) ist die Dokumentation und Berichterstattung. Netigate verfügt über eine umfassende Reportingfunktion. Zu den Features gehört der Berichtsexport nach Excel, mit dem Sie Ihre Daten schnell und einfach in das Excel-Format übertragen können. Die Quick Analysis ermöglicht Ihnen eine rasche Übersicht über die wichtigsten Ergebnisse, sodass Sie sofort die relevanten Informationen erkennen können. Mit Hilfe von Filtern können Sie die gesammelten Daten besser segmentieren und spezifische Einblicke gewinnen. Zudem bietet Netigate die KI-gesteuerte Textanalyse, die Ihre Antworten automatisch erfasst und in vordefinierte Themenbereiche gruppiert, an. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit bei der manuellen Sortierung der Antworten und erhalten schnell einen klaren Überblick über die wichtigsten Aussagen und Beschwerdepunkte.

Netigate Consulting bietet individuelle Expertenbetreuung und maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Lieferkettengesetz-Projekte bei der Umsetzung von Sorgfaltspflichten. In unserem Team vereinen wir fachliche Expertise aus den Bereichen Sozialwissenschaften, Wirtschaftswissenschaften und Statistik mit praxisorientiertem Know-how.

Der Projektablauf mit Netigate Consulting gliedert sich in folgende Phasen:
1. Setup:
In einem Kick-Off Workshop definieren wir gemeinsam das Studiendesign und entwickeln den spezifischen Fragebogen.
2. Implementierung:
Unser Team übernimmt die Fragebogenprogrammierung und kümmert sich um das Adresshandling sowie die Hintergrundvariablen.
3. Durchführung:
Wir unterstützen Sie beim Versand der Befragung und überwachen den Feldprozess.
4. Analyse:
Nach Abschluss der Datenerhebung bereiten wir die Daten auf und führen eine umfassende Datenanalyse durch, die als Grundlage für das Reporting dient.
5. Kommunikation:
Die Ergebnisse präsentieren wir Ihnen in einer aussagekräftigen Ergebnispräsentation, und auf Wunsch bieten wir Ihnen auch einen Train-the-Trainer Workshop an.
6. Maßnahmen:
Gemeinsam entwickeln wir in einem Action-Planning-Workshop Maßnahmen, die auf den Erkenntnissen der Befragung basieren. Unser Team begleitet Sie bei der Umsetzung dieser Maßnahmen und berät Sie hinsichtlich weiterführender Befragungskonzepte.

Wir geben Ihnen die Wahl zwischen einem Full-Service-Ansatz oder einer Do-It-Yourself-Option. Unser Expertenteam von Netigate Consulting steht Ihnen während Ihres LkSG-Projekts in jeder Phase unterstützend zur Seite – von der Konzeption des Fragebogens bis hin zur Kommunikation der Ergebnisse.

Das Beschwerdeverfahren muss zu unterschiedlichen Zeitpunkten zugänglich sein, je nachdem, wann Unternehmen in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen: Unternehmen mit mehr als 3.000 Mitarbeiter*innen und damit ab dem 1. Januar 2023 vom Gesetz erfasst werden, müssen ab diesem Zeitpunkt über einen funktionsfähigen Beschwerdemechanismus verfügen. Für Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeiter*innen gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2024.