Seminare, Neukundenveranstaltungen, Fachmessen, Kick-Off-Events oder Weihnachtsfeiern –  jedes Event ist eine gute Gelegenheit, Ihr Unternehmen und Ihre Produkte zu präsentieren und sollte daher sorgfältig geplant und umgesetzt werden.

Event-Feedback-Befragungen gehören zum Standardinstrument des Eventmanagements und liefern wertvolle Informationen, die helfen, zukünftige Veranstaltungen zu verbessern.

Online-Befragungen können aber auch schon im Vorfeld eines Events – beispielsweise für das Einladungsmanagement – oder während laufender Veranstaltungen vor Ort eingesetzt werden. Hier einige Tipps, wie Sie das Potential leistungsstarker Befragungstools nutzen können.

Event Umfragen – Mobil und Realtime

Warum mit dem Einholen von Feedback warten, bis die Veranstaltung vorüber ist? Häufig bietet es sich an, schon während eines laufenden Events Befragungen durchzuführen. Die mobile Erreichbarkeit der Teilnehmer und die Verfügbarkeit der Antworten in Echtzeit bieten zahlreiche Möglichkeiten, Befragungen auf Veranstaltungen erfolgreich einzusetzen.

Live-Abstimmungen auf Ihrem Event

So können Sie Online-Befragungen durchführen, um bei Konferenzen oder anderen Veranstaltungen Live-Abstimmungen durchzuführen oder per Short Poll ein Stimmungsbild zu gewinnen. Versenden Sie Ihre Frage per SMS an die Teilnehmer, veröffentlichen Sie einen QR-Code oder verschicken Sie einen Link zur Befragung an die anwesenden Personen. Diese können die Befragung über ihr Smartphone oder Tablet öffnen und direkt beantworten. Die Ergebnisse stehen in Echtzeit zur Verfügung, können live verfolgt und in Vorträge eingebunden werden. Sie gewinnen aktuelle Inhalte und die Teilnehmer sind involviert.

iPad-Befragungen am Veranstaltungsort

Wenn Sie Feedback Ihrer Teilnehmer bereits während laufender Veranstaltungen einholen, erhalten Sie die Möglichkeit, zeitnah zu reagieren und eventuell Kurskorrekturen vorzunehmen. Sind die Schulungsteilnehmer mit den angebotenen Inhalten zufrieden? Gefällt ihnen der Vortragsstil? Haben sich Anschlussfragen ergeben? Fordern Sie Ihre Teilnehmer auf, anonym Rückmeldung zu geben – ein Befragungslink kann per Link, QR-Code, E-Mail oder SMS verteilt und die Umfrage über mobile Endgeräte direkt bearbeitet werden.

Eine weitere Option ist es, bei Veranstaltungen,  z.B. Messen, auf die Besucher zuzugehen und Feedback per Tablet (iPad) einzuholen. Dadurch gewinnen Sie unmittelbare Bewertungen und Kommentare zu Ihrem Messeauftritt, erfahren, ob die Schwerpunktthemen ankommen und wie die Marke und Produkte insgesamt bewertet werden.

Einladungsmanagement

Am Anfang eines erfolgreichen Events steht ein professionelles Einladungsmanagement. Mit Online-Befragungen können Sie Ihr Einladungsmanagement optimieren, Zu- und Absagen verwalten und automatisch Erinnerungen versenden.

Geben Sie Ihren Kunden oder Mitarbeitern per E-Mail Zugriff auf die Einladung und ein Anmeldeformular über das die verbindliche Anmeldung erfolgt und persönliche Daten abgefragt werden.

Zusätzlich zur Anmeldung können Sie relevante Informationen für die weitere Planung des Events einholen: Fragen Sie die Teilnehmer beispielsweise, ob ein Hotelzimmer benötigt wird, welche Erwartungen oder Wünsche sie an die Veranstaltung haben und ob besondere Diäten/ Essenswünsche bestehen.

Planung im Vorfeld

Befragungen können Sie auch schon im Vorfeld der Anmeldung für die Eventplanung nutzen, indem Sie beispielsweise präferierte Termine und Veranstaltungsorte abfragen.

Falls die Teilnehmer direkt bei der Anmeldung aus mehreren angebotenen Veranstaltungsterminen oder Veranstaltungsorten (z.B. bei Schulungen) wählen können, besteht bei Online-Befragungen die Möglichkeit, dass die bereits ausgebuchten Termine bzw. Orte nicht mehr gewählt werden können.

Sämtliche über die Online-Befragung gewonnenen Daten zur Anmeldung stehen übersichtlich und aktuell zur Verfügung und können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. So können Sie beispielsweise nach Veranstaltungsorten, Veranstaltungsterminen, Abteilungen, Positionen, Niederlassungen etc. sortieren.

Haben Sie Ideen, Vorschläge oder Anwendungsbeispiele für den Einsatz von Online-Befragungen im Kontext von Veranstaltungen? Wir freuen uns auf Anregungen!