Der Einführungstext einer Umfrage ist das erste, was Ihre Teilnehmer lesen. Demnach beeinflusst dieser die Entscheidung, ob sie mit der Umfrage fortfahren und Ihr Feedback einbringen, maßgeblich. Im Wesentlichen kann die Einleitung zu einer E-Mail Umfrage über deren Erfolg entscheiden.

In diesem Artikel zeigen wir ihnen sechs einfache, aber effektive Möglichkeiten, um den Einführungstext für Ihre Umfragen erfolgreich und ansprechend zu gestalten.

E-Mail Umfragen: Tipps und Tricks für wertvolles Feedback

Es gibt viele Möglichkeiten, eine Umfrage mit einem Kundenumfrage-Tool oder Mitarbeiterbefragung-Tool zu veröffentlichen oder zu versenden. Sie können den Fragebogen ausdrucken und verteilen, einen QR-Code mit Link zum Umfragelink erstellen und auf Flyer drucken, oder Ihre Umfrage online in sozialen Netzwerken wie Twitter, Facebook, LinkedIn oder XING teilen. Eine weitere Option ist wahrscheinlich die bequemste: das Versenden eines Umfragelinks per E-Mail an eine ausgewählte Teilnehmerliste. Dabei erhalten Sie die besten Antworten, wenn Sie einige Regeln und Tipps unserer Umfrageexperten beachten!

1. Verdeutlichen Sie den Zweck Ihrer Umfrage

Ihre E-Mail Umfrage ist gerade im Posteingang einer potenziell zu befragenden Person angekommen. Diese weiß aber nicht sofort, worum es sich handelt. Nun ist es das Ziel, sicherzustellen, dass Ihr Einleitungstext der Umfrage dies schnell aufklärt. Stellen Sie den Inhalt und Zweck der Umfrage klar und versuchen Sie, dies so prägnant und überschaubar wie möglich zu gestalten.

2. Schätzen Sie, wie viel Zeit die Umfrage in Anspruch nehmen wird

Testen Sie vor dem Versenden, wie lange Sie zum Ausfüllen der Umfrage brauchen und stellen Sie sicher, dass ihre Einführung eine ehrliche Zeitangabe beinhaltet. Handelt es sich um eine kurze Umfrage, so können Sie dies als Grund für die Teilnahme hervorheben. Falls die Umfrage mehr Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie die Empfänger ausreichend motivieren, an der gesamten Umfrage teilzunehmen. Beispiele können sein:

„Sie erhalten diese Umfrage, da Sie …“ 
„Wir freuen uns, wenn Sie sich Zeit nehmen, um diese Umfrage zu beantworten, die etwa 2 Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt.“

Lesen Sie: Fragebogen erstellen – Tipps, die Ihre Umfragen verbessern!

3. Erläutern Sie den Empfängern, warum ihr Feedback wichtig ist

Es ist wahrscheinlicher, dass Personen auf eine Umfrage reagieren, wenn es einen triftigen Grund dazu gibt. Verwenden Sie Ihren Einleitungstext, um diese Gründe und Vorteile hervorzuheben. Helfen Ihnen die Umfrageergebnisse dabei, Ihren Kundenservice zu verbessern, um Ihre Produkte zu verbessern, oder um das Arbeitsklima abzufragen? Gibt es einen weiteren Anreiz für das Ausfüllen der Umfrage, wie eine Spende an eine Wohltätigkeitsorganisation für jede erhaltene Antwort? Was auch immer der Grund für die Umfrage ist, lassen Sie es die Empfänger wissen, um eine höhere Teilnahmequote zu erzielen.

4. Ist die Umfrage anonym?

Es empfiehlt sich, Ihre Befragten darüber zu informieren, ob die erfassten Umfragedaten anonym sind. Wenn die Teilnehmer sich dessen bewusst sind, bevor sie die Umfrage beantworten, werden sie Ihnen wahrscheinlich ein ehrlicheres und folglich nützlicheres Feedback geben.

5. Denken Sie sorgfältig über den Betreff der E-Mail Umfrage nach

Das Betrefffeld ist das erste, was die Befragten sehen. Wählen Sie diesen kurz, leicht verständlich und mit einem klaren Zweck. Sie können Ihre Betreffzeile auch testen, indem Sie zwei E-Mails mit unterschiedlichen Betrefffeldern an eine kleine Gruppe von Befragten senden. Auf diese Weise können Sie sehen, ob eine der E-Mails einen größeren Prozentsatz an Antworten erhält. Wenn dies der Fall ist, wählen Sie diese für Ihren endgültigen Versand aus.

6. Verwenden Sie eine erkennbare, vertrauenswürdige E-Mail-Adresse 

Beim Versenden einer Umfrage per E-Mail können Sie bei den meisten Anbietern von Umfrageplattformen eine E-Mail-Adresse und einen Absender für den Versand Ihrer E-Mail Umfrage festlegen. Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, welche die Befragten sofort erkennt, sonst riskieren Sie, dass die E-Mail als Spam abgetan wird. Als Absender verwenden die meisten Unternehmen die eigene Firma. Es kann aber auch effektiv sein, eine bestimmte Person zu als Absender*in festzulegen. Sie können die Umfrage beispielsweise vom zuständigen Produktmanager senden, wenn es um Produktentwicklung geht, oder von einer/m Vertriebsmitarbeiter*in, welche/r direkten Kundenkontakt hat.

Finden Sie heraus, warum Sie sich für Netigate als Umfragetool entscheiden sollten

Beispiele für Einführungstexte in E-Mail Umfragen

Wie bei allen E-Mails ist es wichtig, eine Message zu verwenden, die zum Unternehmen, Zweck und zur Zielgruppe passt. Das Wichtigste ist, klar und präzise zu sein. Dabei ist es irrelevant, ob die E-Mail formell oder informell formuliert ist.

Über eine personalisierte Umfrage, die durch ein bestimmtes Ereignis, wie einen Kauf, ausgelöst wird, fühlen sich Teilnehmer intensiver angesprochen. Durch die Verwendung von Hintergrunddaten können die Befragten individuell angesprochen werden, indem beispielsweise der Name automatisch in die E-Mail aufgenommen wird.

Sie können der E-Mail auch weitere Informationen hinzufügen, z.B. das gekaufte Produkt oder das besuchte Geschäft – alles, um die Relevanz für die Befragten zu erhöhen und die Qualität der Antworten zu verbessern.

Netigate ist ein europäischer Anbieter von webbasierten Lösungen für Feedback-Management und Online-Befragungen. Diese kommen vorrangig in den Bereichen Kundenbefragungen, Mitarbeiterfeedback und Marktforschung zum Einsatz. Die Feedback-Plattform vereint den Faktor Mensch mit strategischem und technologischem Fortschritt. Hier können Sie eine Beispielumfrage erstellen oder sich für einen gratis Testaccount registrieren. Oder rufen Sie uns direkt an unter:
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