1. Mit der Betreffzeile Interesse wecken

Mit der Formulierung der Betreffzeile beeinflussen Sie die Entscheidung, ob die E-Mail überhaupt geöffnet wird und erhöhen damit die Rücklaufquote in Ihren Umfragen. Sorgen Sie daher mit der Betreffzeile für Aufmerksamkeit und wecken Sie Interesse für den Inhalt der E-Mail, indem Sie dem Empfänger beispielsweise zu verstehen geben, dass die Befragung für ihn von Nutzen sein kann.

2. Begrüßung und Einladung zur Teilnahme

Die Begrüßung besteht aus der Anrede und einem einleitenden Satz, mit dem Sie über das Thema und den Zweck der Befragung informieren. Dabei sollten Sie auch auf den Nutzen der Umfrage für den Befragten eingehen. In dieser kurzen Einleitung können Sie auch darauf hinweisen, wie viel Zeit das Ausfüllen des Fragebogen in Anspruch nehmen wird.

Wenn Sie keine anonyme Befragung durchführen, beispielsweise Kunden zu einem geplanten Event einladen und befragen möchten, sollte die Begrüßung nach Möglichkeit personalisiert erfolgen, sodass sich die potentiellen Umfrageteilnehmer unmittelbar angesprochen fühlen. Der E-Mail-Text sollte insgesamt so kurz wie möglich gehalten werden und präzise formuliert sein. Damit können Sie bereits grosse Effekte bei der Rücklaufquote in Ihren Umfragen erreichen.

3. Zusätzliche Information zur Befragung

In dem folgenden Text können Sie weiterführende Informationen zur Befragung unterbringen. Weisen Sie hier auf besondere Teilnahmevoraussetzungen, z.B. Incentives oder Gewinnspiele hin, erklären Sie Verfahren und beschreiben Sie Abläufe. Falls erforderlich, sollten an dieser Stelle auch Hinweise auf Anonymität und Datenschutz erfolgen. Oftmals können solche Maßnahmen das Vertrauen stärken und damit die Rücklaufquote der Befragung erhöhen.

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4. Platzierung des Umfragelinks

Um den Link in der E-Mail hervorzuheben, sollte er freigestellt werden (Absatz vor und nach dem Link). Idealerweise sollte der Link Stichwörter, die mit dem Thema der Umfrage zu tun haben, enthalten und nicht länger als 70 Zeichen sein. Somit ist er schneller für das Gehirn zu verarbeiten und mehr Respondenten klicken auf Ihre Befragung.

5. Kontaktdaten und Möglichkeit zum Opt-Out

Die E-Mail sollte mit einem freundlichen Gruß und einem Dankeschön an die Teilnehmer enden. Wie bei jeder guten geschäftlichen E-Mail-Kommunikation sollte die E-Mail, die zur Umfrage einlädt, über eine Signatur verfügen, die den Kontaktnamen, die Postadresse und einen einfachen Weg sich von weiteren E-Mails abzumelden, enthält. Damit können die letzten Zweifel des potenziellen Respondenten aus dem Wege geräumt werden und die Rücklaufquote bei Umfragen erneut erhöht werden.

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Fazit

Der erste Schritt zur Erhöhung der Rücklaufquote in Umfragen ist eine gute E-Mail-Einladung. Diese sollte über eine Interesse weckende Betreffzeile verfügen, einen kurzen und klar formulierten Text enthalten und folgende Informationen bieten:

1. Thema und Ziel der Befragung
2. Verantwortliche für die Befragung
3. Wie viel Zeit das Ausfüllen des Fragbogens in Anspruch nimmt
4. Hinweise zu Datenschutz und Anonymität
5. Hinweise auf Teilnahmevoraussetzungen, Incentives etc.
6. Kontaktdaten des Umfrageverantwortlichen
   

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