Mit Event Feedback können wertvolle Informationen für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen eingeholt werden.

Event Feedback Befragungen eignen sich, um die Wünsche und Erwartungen von Veranstaltungsteilnehmern kennenzulernen. Was lief bei einem Event gut und was kann künftig verbessert werden. Außerdem kann abgefragt werden, ob mit einer erneuten Teilnahme von Veranstaltungsbesuchern gerechnet werden kann und wo die Interessen der potenziellen Zielgruppe liegen.

Einladungsmanagement und Veranstaltungsplanung

Ein professionelles Einladungsmanagement steht am Anfang einer erfolgreichen Veranstaltung. Mit Online-Fragebögen können Sie Ihr Einladungsmanagement optimieren, Zu- und Absagen verwalten und automatische Erinnerungen versenden.

Verteilen Sie eine E-Mail, die Ihren Kunden oder Mitarbeitern den Zugang zur Einladung und ein Registrierungsformular bietet, über das eine verbindliche Anmeldung erfolgt und persönliche Daten abgefragt werden.

Zusätzlich zur Anmeldung können Sie wertvolle Informationen für die weitere Planung der Veranstaltung erhalten. Fragen Sie die Teilnehmer z. B., ob sie ein Hotelzimmer benötigen, welche Hoffnungen und Erwartungen sie an die Veranstaltung haben und ob sie bestimmte Diät- oder Verpflegungsvorschriften haben.

Planung im Voraus

Sie können Fragebögen auch im Vorfeld der Anmeldung für die Veranstaltungsplanung nutzen, indem Sie z.B. Angaben zu Wunschterminen und Veranstaltungsorten abfragen.

Wenn die Teilnehmer direkt bei der Anmeldung aus mehreren Veranstaltungsterminen und -orten auswählen können (z.B. bei Schulungen), ist es mit einem Online-Fragebogen möglich, darauf hinzuweisen, dass ausgebuchte Termine und Orte nicht mehr zur Auswahl stehen.

Alle durch den Online-Fragebogen gewonnenen Anmeldedaten sind übersichtlich und aktuell aufbereitet und können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Sie können z.B. nach Veranstaltungsorten, Veranstaltungsterminen, Abteilungen, Positionen, Branchen etc. sortieren.

Event Evaluationen ermöglichen eine optimale Planung

Event-Evaluationen bieten den Vorteil, schon im Vorfeld von Veranstaltungen relevante Informationen für die optimale Planung einholen zu können. Die Ausrichter erfahren beispielsweise, wie viele Personen am Event teilnehmen werden und an welchen Themen besonderes Interesse besteht. Es kann außerdem während des laufenden Events in Echtzeit Feedback eingeholt werden, um gegebenenfalls Kurskorrekturen vorzunehmen. Nach der Veranstaltung liefern sie konkrete Anhaltspunkte, um Ihre Angebote zu verbessern.

Spannende Optionen, Event-Feedback direkt in eine Veranstaltung einzubauen, ist beispielsweise die Nutzung von QR-Codes und Live-Dashboards. Über eine Leinwand kann ein QR-Code an die Wand projiziert werden, den die Veranstaltungsteilnehmer mit Ihrem Smartphone scannen können. Die Ergebnisse der Abstimmung können dann (selbstverständlich anonym) live als Reporting auf der Leinwand gezeigt werden. So kann direkt auf das eingehende Feedback eingegangen und dieses gegebenenfalls besprochen werden.

Professionelle Online-Befragungstools ermöglichen den Einsatz moderner Webtechnologien wie Apps für Smartphones und Tablets, sowie Befragungen per SMS oder QR-Code, über die die Teilnehmer direkt am Ort des Geschehens mobil erreicht werden was zur Erhöhung der Rücklaufquote führt.

Wie Sie Umfragen während der Veranstaltung nutzen können

Warum sollten Sie mit dem Sammeln von Feedback warten, bis die Veranstaltung vorbei ist? Es ist auch möglich, Fragebögen während einer laufenden Veranstaltung zu verwenden. Die mobile Erreichbarkeit der Teilnehmer und die Verfügbarkeit der Antworten in Echtzeit bieten zahlreiche Möglichkeiten zur erfolgreichen Durchführung von Fragebögen bei Veranstaltungen.

Effizientes Feedback: Wen befrage ich?

Für die Evaluation eines Events ist es ideal, den Kreis der Befragten zu segmentieren.

1.Teilnehmer 

Das Feedback der VIP-Teilnehmer ist von primärem Interesse, da sie die Hauptzielgruppe darstellen. Auch der Gesamteindruck aller Teilnehmer ist natürlich von großer Bedeutung. Diese spiegelt die allgemeine Stimmung und Einstellung zum Event wider und entscheidet, ob und wie das nächste Event stattfindet.

2.Sponsoren 

Darüber hinaus ist die wirtschaftliche Bewertung von Sponsoren und Teilnehmern besonders wichtig. Von der Zufriedenheit dieser Zielgruppe hängt das weitere Engagement und damit oft auch die Finanzierung von Folgeveranstaltungen ab.

3.Dienstleister 

Auch von Dienstleistern, Lieferanten und Partnern erhalten wir wertvolles Feedback. Sie sind mit der Branche vertraut und können die Veranstaltung sehr gut mit ähnlichen Veranstaltungen vergleichen. Hier finden Sie interessante Tipps zur Optimierung Ihrer Veranstaltung, nicht nur aus Teilnehmersicht, sondern auch aus organisatorischer Sicht.

4.Mitarbeiter 

Auch der Arbeitskreis ist nicht zu unterschätzen. Wie bewerten Kollegen die Planung und den Ablauf der Veranstaltung im Außendienst? Welche Optimierungsmöglichkeiten hat die Organisation? Gab es persönliche Gespräche mit Teilnehmern, die Feedback zur Website gegeben haben? Das persönliche Feedback des Organisationsteams wird entscheidenden Einfluss auf die Planung und Gestaltung der aktuellen und nächsten Veranstaltung haben.

Live-Abstimmung bei Ihrer Veranstaltung

Sie können Online-Fragebögen durchführen, um Live-Abstimmungen auf Konferenzen oder anderen Veranstaltungen durchzuführen oder um sich mit Hilfe einer kurzen Umfrage ein Meinungsbild zu verschaffen. Senden Sie Ihre Fragen per SMS an die Teilnehmer, veröffentlichen Sie einen QR-Code oder senden Sie einen Link zum Fragebogen an die Teilnehmer.

Diese können dann über ihr Smartphone oder Tablet direkt auf den Fragebogen antworten. Die Ergebnisse stehen in Echtzeit zur Verfügung, können live getrackt und in Vorlesungen integriert werden. Sie gewinnen Inhalte auf aktueller Basis und die Teilnehmer werden persönlich eingebunden.

Erfahren Sie hier, wie Sie mit unseren Tipps einen Fragebogen erstellen

Fragebögen am Veranstaltungsort

Wenn Sie während einer laufenden Veranstaltung ein Feedback von Ihren Teilnehmern einholen, haben Sie auch die Möglichkeit, rechtzeitig zu reagieren und gegebenenfalls die Kursinhalte anzupassen. Sind die Schulungsteilnehmer mit den angebotenen Inhalten zufrieden? Gefällt ihnen der Vortragsstil? Sind Fragen zum Thema aufgetaucht? Fordern Sie Ihre Teilnehmer auf, anonymes Feedback zu geben – ein Link zum Fragebogen kann per Link, QR-Code, E-Mail oder SMS verteilt werden – und die Umfrage kann direkt auf jedem mobilen Gerät durchgeführt werden.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Besucher auf Veranstaltungen – z. B. Messen – anzusprechen und unterwegs Feedback einzuholen. So können Sie direkt Einschätzungen und Kommentare zu Ihrem Messeauftritt einholen, feststellen, ob Ihre Schwerpunktthemen gut ankommen und wie Ihre Produkte und Marken insgesamt bewertet werden.

Einsatzmöglichkeiten von Event Feedback

Event-Feedback-Befragungen eignen sich für die unterschiedlichsten Branchen und Veranstaltungsarten. Sie können beispielsweise eingesetzt werden:

• bei Seminaren zur Bewertung von Referenten, Inhalten, Location, Organisation, Bewirtung, Unterbringung etc.
• bei Webinaren zur Bewertung von Inhalten, Referenten, Technik, Qualität, etc.
• bei Messen zur Bewertung des Messestands, des Informationsmaterials, des Standpersonals etc.
• bei Pressekonferenzen zur Bewertung der Organisation, Einladung, Location, Pressemappe, Sprecher etc.
• bei Mitgliederversammlungen zur Bewertung der Tagesordnung, des Veranstaltungsortes, etc.

Darüber hinaus kann auch das Einladungsmanagement über Online-Befragungstools erfolgen.

Probieren Sie es selbst

Wenn Sie mehr zum Thema Event Feedback erfahren möchten, setzen Sie sich direkt mit Netigate in Verbindung. Sie können auch eine Beispielumfrage erstellen oder sich für einen gratis Testaccount registrieren, um unsere Plattform kennenzulernen.