Messen, Kongresse, Seminare – sämtliche Veranstaltungen müssen derzeit vertagt oder ganz abgesagt werden. In Zeiten von Corona stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung neue Ausweichmöglichkeiten zu finden, um im kontinuierlichen Austausch mit ihren Kunden zu bleiben. Hierzu bieten immer mehr Organisationen Webinare an. Diese onlinebasierten Seminare können von den Teilnehmern einfach über den Laptop oder das Smartphone abgerufen werden.

Aber wie können wir sicherstellen, dass dieses Format online genauso erfolgreich durchgeführt wird? Grundsätzlich gilt dasselbe wie offline – die Voraussetzungen und die Umsetzung sollten genau geplant und vorbereitet sein, damit es zu keinen Überraschungen kommt. Damit Webinare reibungslos ablaufen und am Ende auch erfolgreich sind, haben wir für Sie zehn wichtige Tipps zusammengefasst:

1: Ziel des Webinars festlegen

Zunächst sollten Sie entscheiden, was Sie mit Ihrem Webinar erreichen möchten. Dieses Ziel sollten Sie in allen Facetten des Webinars – von der Einladung bis hin zum Follow-up – in den Vordergrund stellen. Möchten Sie zum Beispiel…

• Mitarbeiter schulen?
• Kunden schulen?
• Ein Produkt vermarkten?
• Den Bekanntheitsgrad Ihres Unternehmens steigern?
• Neue Kunden gewinnen?

An diesem festgelegten Ziel orientiert sich die weitere Vorgehensweise für Ihr jeweiliges Webinar.

2: Planung ist das A und O

Entscheidend für die Durchführung eines Webinars ist die Themenwahl. Dabei hängt das jeweilige Thema immer von Ihrem gesetzten Ziel und der Zielgruppe ab, die Sie ansprechen möchten. Generell ist es förderlich, wenn sich das Thema des Webinars an aktuellen Ereignissen orientiert, um zu gewährleisten, dass Sie eine potenziell hohe Teilnehmeranzahl bzw. die für Sie relevante Teilnehmergruppe generieren.

Im Anschluss an die Themenfindung sollte ein geeigneter Referent (intern oder extern) gefunden werden, der am besten ein Experte auf dem Gebiet ist, das Sie präsentieren möchten. Es sollte ein umfangreiches Spektrum an Wissen an die Webinar-Teilnehmer vermittelt werden, damit diese den Mehrwert der Veranstaltung erkennen können und sich nicht nach kurzer Zeit dazu entschließen auszuscheiden.

In Ihre Planung ist auch die Webinar-Dauer einzubeziehen. Die reine Präsentationszeit sollte nicht länger als 30 Minuten betragen. Damit stellen Sie einerseits sicher, dass die Teilnehmer konzentriert zuhören und andererseits kann das Webinar besser in den Arbeitsalltag Ihrer Zielgruppe eingebunden werden. Anschließend sollte immer Zeit für eine kurze Frage-Antwort-Session geboten werden, um Fragen, die während der Präsentation aufgekommen sind, direkt beantworten zu können. Alles in allem sollte ein Webinar nie länger als eine Stunde dauern.

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3: Aufmerksamkeit wecken im Einladungsmanagement

Erregen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe für das Webinar. Nutzen Sie dafür alle Ihnen zur Verfügung stehenden Kanäle, wie Email-Verteiler, Ihre Webseite, Social-Media-Kanäle oder persönliche Kontakte. Wichtig hierbei ist das regelmäßige Erinnern an die Veranstaltung. Dies kann zum Beispiel in Form von Erinnerungsmails eine Woche, einen Tag und eine Stunde vor dem Webinar erfolgen. Somit rufen Sie das Webinar immer wieder in das Gedächtnis Ihrer Zielgruppe und garantieren eine hohe Teilnehmerzahl, vor allem auch von spontan Interessierten.

4: Webinar-Plattform

Es gibt eine Vielzahl an Plattformen, wie WebinarJam, Zoom oder GoToWebinar, die für die Durchführung von Webinaren geeignet sind. Deshalb ist es wichtig sich frühzeitig für eine geeignete Software zu entscheiden, um diese genau kennenzulernen. Sie benötigen lediglich ein Tool, über das Sie mit Ihren Teilnehmern kommunizieren, Präsentationsunterlagen am Bildschirm zeigen und über das die Teilnehmer Fragen stellen können (am besten in einem Chat). Oft sind die Plattformen einfach zu bedienen, dennoch ist es erforderlich vor dem Start des Webinars sicherzustellen, dass der Referent einwandfrei mit dem Programm umgehen kann und es nicht zu unangenehmen Verzögerungen kommt.

5: Vorbereitung und Technik

In der Vorbereitung auf ein Webinar ist es besonders wichtig, einen Technikcheck durchzuführen. Unterschätzen Sie nicht die Tücken der Technik: Stellen Sie sicher, dass eine stabile Internetverbindung Ihrerseits vorliegt, um einen reibungslosen Ablauf des Webinars zu gewährleisten. Schließen Sie dafür, wenn möglich, alle Hintergrundanwendungen, auch um Pop-Up-Benachrichtigungen auf dem Bildschirm zu verhindern. Besorgen Sie sich unter Umständen eine separate Webcam und ein Ansteck-Mikrofon, um eine einwandfreie Bild- und Tonqualität garantieren zu können. Muten Sie alle Teilnehmer, sodass diese lediglich Fragen in einem Chat stellen können und es während Ihrer Präsentation nicht zu Unterbrechungen kommt. Suchen Sie einen ruhigen Raum auf und geben Sie sich Mühe mit der Beleuchtung, sodass Ihre Mimik und Gestik gut zu erkennen sind. Es wirkt unprofessionell, wenn der Sprecher nicht gut zu sehen oder zu hören ist oder Störgeräusche im Hintergrund auftauchen.

Führen Sie unbedingt eine Live-Generalprobe mit einem kleinen Publikum durch, um auf mögliche technische Schwierigkeiten vorbereitet zu sein. So stellen Sie sicher, dass die Konzentration während des Webinars nur der Vermittlung des Inhalts gebührt.

6: Begrüßung und Webinar-Start angenehm gestalten

Da sich viele Webinar-Teilnehmer bereits frühzeitig in den sogenannten Kursraum anmelden, sollte die Wartezeit bis zum Beginn des Webinars für sie möglichst angenehm gestaltet werden. Stellen Sie zum Beispiel auf wenigen Folien, die in einer Endlosschleife laufen, Ihr Unternehmen und den/ die Referenten vor und halten Sie die Teilnehmer so bei Laune. Vermeiden Sie technische Checks in letzter Minute!

Wie bei einer persönlichen Präsentation oder einem Seminar ist es entscheidend, die Teilnehmer von Beginn an zu fesseln und ihr Grundinteresse am Thema zu steigern, sodass sie dem Webinar gespannt folgen. Zunächst sollte sich der Referent kurz vorstellen und den Teilnehmern vermitteln was sie vom Webinar zu erwarten haben. Auch das Aufzeigen von technischen Möglichkeiten für die Teilnehmer, um sich aktiv am Webinar zu beteiligen – etwa durch Fragen stellen in einem Chat innerhalb des Tools) – hilft das Interesse zu steigern. Falls Sie im Anschluss an das Webinar eine Zusammenfassung/ die Präsentation an die Teilnehmer senden, kommunizieren Sie dies zu Beginn, damit diese wissen, dass sie sich keine Notizen machen müssen.

7: Medienmix und interaktive Gestaltung

Bei einem Webinar besteht immer die Gefahr die Zuhörer zu verlieren, ohne dass Sie es mitbekommen, da sich diese vor ihrem PC aus parallel mit anderen Dingen beschäftigen oder einfach aus dem Tool ausloggen können. Um dies zu verhindern, ist es wichtig das Webinar interessant und abwechslungsreich zu gestalten. Niemand möchte sich mit textlastigen Folien auseinandersetzen, zu denen der Referent monoton erzählt.

Arbeiten Sie mit Grafiken, Videos und Animationen, um das Gesagte zu untermauern und anschaulich darzustellen. Eine gute Möglichkeit, um die Teilnehmer zu fesseln, ist auch das Teilen Ihres Bildschirms (sogenanntes Screensharing), bei dem Sie live in Ihrem Programm arbeiten können. Eine weitere Möglichkeit ist, sich durch Kurzumfragen zwischendurch das Meinungsbild Ihrer Zuhörer einzuholen. Es gibt viele Möglichkeiten eine lockere Atmosphäre zu schaffen. Seien Sie kreativ!

Download: Netigate Webinar – Fragebogencheck: Tipps zur Optimierung durch Netigate Professional Services

8: Fragerunde am Ende des Webinars

Bieten Sie Ihren Teilnehmern nach Ihrer Präsentation unbedingt die Gelegenheit für Fragen. Sie vermitteln Ihren Zuhörern so Interesse an deren Rückmeldung und geben ihnen gleichzeitig das Gefühl an einem Live-Vortrag teilzunehmen. Die Zeit nach dem eigentlichen Webinar-Vortrag kann auch für den Austausch von Kontaktdaten oder Produktangeboten genutzt werden. Insgesamt gibt Ihnen eine Abschluss-Diskussion einen guten Überblick über die Informationsbedürfnisse Ihrer Zielgruppe.

9: Webinar-Aufzeichnung nutzen

Zeichnen Sie Ihr Webinar auf und Sie erhalten im Nachhinein ein Lehrvideo das vielfältig genutzt werden kann. Sie können es intern zu Weiterbildungszwecken für Ihre Mitarbeiter nutzen, es Kunden zukommen lassen oder auf Ihrer Website veröffentlichen. Außerdem können Sie die Aufzeichnung den Webinar-Teilnehmern zusenden, um das im Webinar Gelernte im Gedächtnis zu behalten.

Mit einer Videoaufzeichnung geben Sie auch Interessenten die Möglichkeit das Webinar anzuschauen, auch wenn diese am Live-Event verhindert waren und nicht teilnehmen konnten. Schauen Sie sich Ihre Aufzeichnung unbedingt auch selbst an, um zu sehen, was gut gelaufen ist und was in Zukunft verbessert werden kann – so lernen Sie für künftige Webinare dazu.

10: Webinar-Nachbereitung

Zu einem erfolgreichen Webinar gehört auch eine ausführliche Nachbereitung. Zum einen sollten Sie die gesammelten Kontakte nutzen und eine Zusammenfassung des Webinars an diese versenden. In diesem Zusammenhang können Sie gleichzeitig auf Ihren Newsletter hinweisen. Zum anderen können Sie eine Feedback-Umfrage anhängen, um sich ein Meinungsbild der Teilnehmer einzuholen. So können Sie sich für künftige Veranstaltungen noch besser auf deren Bedürfnisse anpassen.

Außerdem sollten Sie Ihr Webinar evaluieren. Hilfreiche Fragen hierfür sind:

• Wie viele Anmeldungen (Sign-Ups) gab es und wie viele Teilnehmer haben sich tatsächlich zum Webinar eingeloggt?
• Wie hat sich während des Webinars die Teilnehmerzahl verändert? Gab es eine große Abwanderung und wenn ja, zu welchen Zeitpunkten?
• Was lief gut und wo gibt es Verbesserungspotenzial?
• Was lässt sich aus dem Teilnehmer-Feedback schließen?

Download: Netigate Webinar – Feedbackkultur fest im Unternehmen etablieren: Employee Journey am Beispiel der Tele Columbus AG (PŸUR)

Wenn Sie diese zehn Tipps beachten, steht einer erfolgreichen Umsetzung Ihrer Webinare nichts mehr im Weg. Berücksichtigen Sie unbedingt die Ergebnisse der Webinar-Nachbereitung für die Planung Ihres nächsten Webinars, um es noch erfolgreicher zu machen.

Wir bei Netigate bieten monatlich Webinare zu unterschiedlichen Themen und mit verschiedenen Sprechern an. Für Informationen zu bevorstehenden Veranstaltungen oder, um vergangene Webinare erneut anzusehen, besuchen Sie unsere Event-Seite!