Bildungseinrichtungen sind auf das direkte Feedback ihrer Schulungs-und Seminarteilnehmer*Innen angewiesen. Deshalb verschicken viele Akademien und Bildungsanbieter direkt nach jedem Seminar oder Event eine eigene Umfrage.

Doch bei, sagen wir, 100 Seminaren pro Jahr kommt so ein beachtlicher Arbeitsaufwand zustande: Es gilt, nicht nur 100 verschiedene Umfragen für die Seminar-Teilnehmer aufzusetzen. Auch die Auswertung und Zusammenführung der Ergebnisse kann sich schwierig gestalten.

Was also tun? Im Folgenden haben wir für Sie 7 hilfreiche Tipps speziell für die Seminar-Evaluation zusammengestellt. Mit der richtigen Herangehensweise können Sie Ihren Aufwand für Seminar-Befragungen deutlich verringern. Sie werden zudem in der Lage sein, neue Perspektiven auf Ihr Bildungsangebot und die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmenden und Ihres Lehrpersonals zu gewinnen.

Das Gute ist: Bei Netigate profitieren Sie als Bildungsanbieter gleich doppelt. Mit unserem Umfrage-Tool können Sie selbstständig Ihre Befragungen professionell durchführen und Ergebnisse erfassen. Unsere Mitarbeitenden bei Netigate Consulting unterstützen Sie zudem bei allen Fragen rund um das Thema „Feedback-Management“: Vom richtigen Aufsetzen Ihres Fragebogens, der Selektion Ihrer Zielgruppen und auf Wunsch auch bei der Auswertung Ihrer Fragen. Schon heute nutzen Dutzende Bildungseinrichtungen aus ganz Europa das Angebot von Netigate, um mittels Feedback das volle Potenzial ihres Angebots zu erschließen.

Doch kommen wir nun zu unseren Praxis-Tipps: Wie sorgen Sie für mehr Effizienz und Aussagekraft bei Ihren Seminar-Befragungen?

Tipp 1: Verabschieden Sie sich von Papierumfragen bei der Seminar-Bewertung.

In vielen Seminaren und Bildungsangeboten werden heute noch ausgedruckte Papierfragebögen an die Teilnehmer*Innen ausgegeben. Und es gibt auch einige gute Gründe dafür: Einmal erstellt, sind die Bögen schnell ausgedruckt. In einer Präsenz-Seminarsituation ist es zudem einfach für die Teilnehmer, die Umfragen direkt am Platz auszufüllen und so eine zufriedenstellende Rücklaufquote zu erzielen.

Doch das war es im Grunde auch schon mit den Vorteilen eines Pencil/Paper-Fragebogens. Denn ansonsten überwiegen die Argumente für die Nutzung eines digitalen Umfrage-Tools:

• Schon in den zunehmend angebotenen Hybrid- oder Online-Seminaren benötigen Sie eine digitale Umfrage
• Digitale Umfragen ermöglichen mehr Touchpoints mit dem Nutzer auf allen Endgeräten. Und auch in einer Präsenzsituation können Sie einfach einen QR-Code mit dem Umfragelink an den Plätzen auslegen oder aufstellen.
• Die Datenauswertung erfolgt live im Online-Tool – lästiges, teures und fehleranfälliges Eintippen der Daten entfällt
• Daten können direkt in Ihre IT-Tools übertragen werden
• Die Fragebogengestaltung online kann mit Logiken versehen werden, basierend auf den individuellen Antworten der Teilnehmenden
• …und, und und.

Dieser Blogbeitrag gibt Ihnen hilfreiche Tipps zur Digitalisierung von Papierfragebögen

Tipp 2: Bestimmen Sie einen strategischen Kennwert für Ihre Seminarbewertung

Mit Ihrem Seminar-Feedback möchten Sie nicht nur das einzelne Seminarerlebnis bewerten. Regelmäßige Umfragen sollen auch dazu dienen, Ihr Bildungsangebot mittel- und langfristig zu verbessern. Mit der Messung von definierten Kennzahlen versetzen Sie sich so in die Lage, Ihre Entwicklungen und Maßnahmen über die Zeit hinweg zu messen.

Stellen Sie bei Ihren Seminar-Umfragen deshalb sicher, immer auch die Standardfrage für Ihren Kennwert abzufragen. Gängige Kennzahlen sind zum Beispiel CSAT (Customer Satisfaction Score) oder der NPS (Net Promoter Score):

CSAT-Messung für Seminare

Beispiele für eine CSAT-Frage im Seminarbereich:

Erfahren Sie mehr über Netigate als CSAT Tool

NPS-Messung für Seminare

Beispiel für eine NPS-Frage im Seminarbereich:

Erfahren Sie mehr über Netigate als ein NPS-Tool

Wichtig ist jedoch auch, dass Sie nicht nur die Kennwerte allein erfassen, sondern vor allem auch passende (offene) Folgefragen stellen. Somit können Sie das Ergebnis der Kennzahlen besser interpretieren und die entsprechenden Handlungen ableiten.

Tipp 3: Vereinfachen Sie das Umfrage-Setup für Ihr Seminar-Feedback

Versenden von individuellen Fragebögen pro Seminar ist zwar häufig gängige Praxis – aber kann leider auch ineffizient sein.

Denken Sie zum Beispiel an das Beispiel zu Beginn des Artikels: Wenn Sie 100 Seminare pro Jahr veranstalten, müssen Sie 100 verschiedene Umfragen aufsetzen und ausschicken. Das wird schnell… sehr kompliziert!

Unser Tipp daher: Entwickeln Sie – gerne auch gemeinsam mit unseren Netigate-Experten – eine Master-Umfrage (inklusive Kennzahl-Abfrage), die Sie dann mit individualisierten Einstiegs-Links pro Seminar versehen.

Nach jedem Seminar verschicken Sie somit also den Link zu einer Umfrage, anstatt immer wieder neue Umfragen erstellen zu müssen.

Das bedeutet:

• Sie reduzieren die Zahl Ihrer aktiven Umfragen drastisch – zum Beispiel von 100 auf 1
• Sie erhalten einheitliche Ergebnisse über die Zeit hinweg
• Sie können Ergebnisse nach individuellen Seminaren problemlos filtern und segmentieren

Tipp 4: Segmentieren Sie Ihr Feedbackprogramm für Seminare mit Hintergrunddaten

Jedes Feedback-Programm wird umso aussagekräftiger, je besser Sie Ihre Hintergrunddaten vorab segmentiert und strukturiert haben. Denn so werden Sie in der Lage sein, „Muster“ und Entwicklungen in bestimmten Zielgruppen oder Bereichen zu erkennen.

Bevor Sie also Ihre erste Umfrage starten, ist es sinnvoll, Ihre Daten zu strukturieren. Zum Beispiel:

• Nach Zielgruppen (z.B. Arbeitnehmer, Kunden, Einsteiger, Professionelle)
• Nach Curriculum und Themengebieten
• Nach Standorten
• Nach Seminararten (Online, Präsenz).

Durch die Einbindung dieser Daten in unsere Umfrage-Plattform Netigate können Sie dann die entsprechenden Filter in den Antworten setzen.

Tipp 5: Entwickeln Sie Ihre Seminar-Feedback-Journey

Ein gutes Feedback-Programm für Ihre Bildungseinrichtung besteht nicht nur in Bewertungen von vergangenen Seminaren. Diese (sehr wesentliche) Umfrageform erfasst nur die gemachten Erfahrungen mit Ihnen als Bildungsanbieter.

Aber was ist mit der systematischen Suche nach neuen Themen oder Standorten? In welche Richtung möchten Sie Ihr Bildungsangebot strategisch weiterentwickeln? Und: Was ist mit dem Feedback Ihrer eigenen Trainer*innen oder Dozent*innen?

Um diese Fragestellungen zu klären, empfehlen wir Ihnen die Entwicklung einer „Feedback-Journey“. Zeichnen Sie sich dafür auf ein Blatt Papier oder in einer Powerpoint-Datei einfach die Kontaktpunkte auf, an denen Sie zu den verschiedenen Fragestellungen Feedback einholen möchten.

Zum Beispiel:

• Jährliche Zufriedenheitsumfrage unter allen Teilnehmenden
• Befragung einer bestimmten Zielgruppe zu Themenwünschen
• Halbjährliche Zufriedenheitsumfrage unter Dozent*Innen
• Transaktionale Umfrage direkt nach jedem Seminarbesuch
• …

Mit dem kompletten Überblick über Ihre Feedback-Journey wird es ein Leichtes sein, die entsprechenden Umfragen zu entwickeln bzw. einzurichten.

Natürlich unterstützen wir Sie auch gerne persönlich bei der Entwicklung Ihrer individuellen Feedback-Journey im Bildungsbereich.

Tipp 6: Ermöglichen Sie direktes Feedback an Ihre Dozent*Innen

Natürlich sind Ihre Trainer*Innen und Dozent*Innen am Feedback zu ihren Lehrveranstaltungen interessiert. Mit individuellen Report-Links können Sie Ihrem Lehrpersonal ganz einfach und automatisiert eine Art „Feedback-Newsticker“ zur Verfügung stellen. Denn so erhalten die Lehrkräfte direkt Zugriff auf die jeweils für sie relevanten Seminar-Bewertungen und können zum Beispiel auch im Falle von Rückfragen schnell reagieren.

Ihr Vorteil: Das manuelle Erstellen und Versenden von Reports entfallen. In Ihrer Administration heißt dies, dass mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben in der Betreuung der Seminarteilnehmer*Innen bleibt.

Tipp 7: Automatisieren Sie Ihr Feedback

Sie versenden regelmäßige Umfragen, zum Beispiel an die Teilnehmer nach Besuch eines Seminars? Dann ist es sinnvoll, zum Beispiel den Versand der Umfrage-Einladungen an die Teilnehmenden zu automatisieren. Dies geschieht in der Regel über eine API-Schnittstelle und funktioniert denkbar einfach: Sie richten einfach einen „Trigger“ in Ihrem CRM-System oder Seminar-Verwaltungstool ein (z.B. „Seminar-Besuch erfolgt“). Immer, wenn dieses Trigger-Ereignis eintritt, werden die entsprechenden Teilnehmerdaten über die Schnittstelle an das Umfrage-Tool übermittelt, und eine Umfrage-Einladung automatisch versendet. Bedeutet für Sie: Sie sparen manuellen Aufwand, Zeit und minimieren die Fehlerquote bei Einladungen.

Zusätzlich können Sie über die Schnittstelle noch weitere Hintergrunddaten übermitteln (z.B. Name des Teilnehmenden, Zielgruppe, etc.), so dass zum einen die Umfrage selbst individualisiert werden kann, zum anderen aber auch die Umfrage-Ergebnisse entsprechend dieser Hintergrunddaten aufbereitet werden können.

Seminar-Feedback, professionell eingeholt

Sie sehen: Feedback ist für jede Bildungseinrichtung essenziell. Dank der Rückmeldung Ihrer Teilnehmer*Innen sind Sie in der Lage, Ihr Seminarangebot kurz-, mittel- und langfristig zu verbessern und weiterzuentwickeln. Und nicht nur das: Dank systematischen Nachfragen entstehen ganz neue Ideen für neue Themen, die Sie als Seminaranbieter entwickeln können.

Und: Mit dem richtigen Umfrage-Tool und Feedback-Partner an Ihrer Seite können Sie Seminar-Feedback hocheffizient und professionell einholen. Sprechen Sie uns gerne an!