Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) schützt Personen, die Verstöße gegen bestimmte Rechtsvorschriften in ihren Unternehmen melden, vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Es legt ganz genau fest, unter welchen Bedingungen eine Meldung als „Whistleblowing“ gilt, und regelt den Umgang mit den gemeldeten Verstößen. Das Gesetz ist ein wichtiger Schritt zur Förderung einer Kultur der Transparenz, Integrität und Rechenschaftspflicht in deutschen Unternehmen.

Welche Unternehmen sind vom Hinweisgeberschutzgesetz betroffen?

Das Hinweisgeberschutzgesetz in Deutschland betrifft grundsätzlich Unternehmen aller Größen und Branchen, sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor. Das Gesetz gilt für Unternehmen, die in Deutschland tätig sind oder deren Tätigkeiten einen Bezug zu Deutschland haben. 

Seit dem 17.12.2023 ist die interne Meldestelle allerdings verpflichtend für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten. Bestimmte Unternehmen in der Finanzbranche müssen unabhängig von ihrer Beschäftigtenzahl ebenfalls eine interne Meldestelle einrichten. Für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden reicht die externe Meldestelle. 

Hintergrund und Zweck der Whistleblower-Richtlinie

Das Hinweisgeberschutzgesetz wurde eingeführt, um eine sichere Umgebung für die Meldung von Verstößen gegen Rechtsvorschriften in Unternehmen zu schaffen. 

Das Gesetz zielt darauf ab, diese Hindernisse zu beseitigen und die Transparenz sowie die Rechenschaftspflicht in Unternehmen zu stärken. Es soll eine Kultur der Integrität und Ethik fördern, indem es Mitarbeitern ermöglicht, ethisches Fehlverhalten aufzudecken, ohne Angst vor Repressalien haben zu müssen.

Das Gesetz schützt hinweisgebende Mitarbeitende

Das Gesetz bietet Hinweisgebenden verschiedene Schutzmaßnahmen, um sie vor negativen Konsequenzen zu bewahren. Dazu gehört der Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, d.h. Unternehmen dürfen keine disziplinarischen Maßnahmen oder Benachteiligungen gegen Hinweisgebende ergreifen, die Verstöße gemeldet haben.

Das Meldesystem muss DSVGO-konform sein und vor allem die Identität der hinweisgebenden Person schützen. Aber dem Gesetz zufolge besteht heute keine Pflicht zur Anonymität, allerdings kann eine anonyme Meldemethode die Hemmschwelle bei den Mitarbeitenden senken. Insgesamt können anonyme Meldungen dazu beitragen, eine Umgebung zu schaffen, in der Mitarbeitende sich sicher fühlen, Verstöße oder Fehlverhalten zu melden, und somit zur Förderung einer Kultur der Ethik, Integrität und Rechenschaftspflicht beitragen.

Gesetzeskonforme Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Es gibt grundsätzlich drei Formen von Meldungen und ein Meldesystem muss alle drei Formen erlauben: schriftlich, mündlich und auch persönlich. Sobald eine Meldung eingeht, muss diese innerhalb von 7 Tagen von der internen Meldestelle bestätigt beziehungsweise bearbeitet werden.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie angemessene Mechanismen für den Umgang mit Meldungen implementieren. Hier sind einige Schritte, die Unternehmen unternehmen können, um die Einhaltung des Hinweisgeberschutzgesetzes in Deutschland sicherzustellen:

Implementierung eines Meldesystems, d.h. Unternehmen sollten ein effektives System einrichten, das es Mitarbeitenden ermöglicht, Verstöße sicher und vertraulich zu melden. 

Festlegung klarer Verfahren, d.h. Unternehmen müssen klare Verfahren festlegen, wie mit eingehenden Meldungen umgegangen wird. Dies umfasst die Bewertung, Untersuchung und gegebenenfalls Behebung der gemeldeten Verstöße sowie den Schutz der Identität des Whistleblowers.

Schulung der Mitarbeitenden, d.h. alle Mitarbeitenden sollten über ihre Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit dem HinSchG informiert werden. Schulungen können dabei helfen, das Bewusstsein für die Bedeutung von Whistleblowing zu schärfen und sicherzustellen, dass Mitarbeitende wissen, wie sie Verstöße melden können.

Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen, d.h. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Mitarbeitenden, die Verstöße melden, vor Repressalien geschützt sind. Dies bedeutet, dass keine disziplinarischen Maßnahmen oder Benachteiligungen gegen Whistleblower ergriffen werden dürfen.

Dokumentation und Berichterstattung, d.h. Unternehmen sollten alle Meldungen dokumentieren und Berichte über die eingegangenen Meldungen sowie die durchgeführten Maßnahmen führen. Dies dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch der kontinuierlichen Verbesserung des Meldesystems.

Indem Unternehmen diese Schritte befolgen und ein starkes Engagement für Ethik, Integrität und Rechenschaftspflicht zeigen, können sie sicherstellen, dass sie gesetzkonform im Umgang mit Meldungen sind.

Netigates Lösung für das Hinweisgeberschutzgesetz

Im Zuge des Hinweisgeberschutzgesetzes hat Netigate eine sichere und schnell umsetzbare Lösung entwickelt. Wir bieten einen sicheren Weg für Mitarbeitende und Stakeholder potenzielle Missstände, Betrug oder ethisches Fehlverhalten anonym zu melden.

•Benutzerfreundlich und zugänglich. Mit einem Link kann das Meldeformular schnell aufgerufen werden.

•Anonym und sicher. Wir gewährleisten Anonymität und sind 100% DSGVO-konform.

•Automatische Bestätigung und Nachverfolgung. Nach jeder Meldung informiert unser Tool automatisch die vorgesehenen beauftragten Personen und helfen Ihnen sicherzustellen, dass Rückmeldungen fristgerecht erfolgen.

•Leistungsstarke Analysetools. Mit einer detaillierten Berichterstattung und Analyse können Muster leichter identifiziert und proaktive Maßnahmen zur Verbesserung des Arbeitsumfelds ergriffen werden.

Unsere Lösung erfüllt nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern fördert auch eine offene und verantwortungsbewusste Unternehmenskultur.

Sie sind an unserer Whistleblower-Lösung interessiert und möchten mehr darüber erfahren? Vereinbaren Sie gerne einen Termin mit unseren Expert*innen.

Fazit — Whistleblowing ist eine Chance

Natürlich ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen gesetzeskonform und risikofrei agieren. Obwohl es zweifellos eine Herausforderung darstellt, ständig mit neuen Gesetzesänderungen Schritt zu halten, eröffnet das Hinweisgeberschutzgesetz zahlreiche Chancen für Wachstum. Veränderungen, ob positiv oder negativ, werden erst durch ehrliches Feedback, Kritik und in diesem Fall Hinweise möglich. Durch den Schutz Ihrer Mitarbeitenden können Sie einen sicheren und gerechteren Arbeitsplatz schaffen, an dem alle Stimmen gehört und respektiert werden.