Was müssen Sie bei Ihrer Mitarbeiterbefragung beachten?

Für die erfolgreiche Durchführung einer Mitarbeiterbefragung müssen grundlegende Rahmenbedingungen erfüllt werden:

• Die Anonymität der Teilnehmer*innen ist zu wahren. Die Mitarbeiter*innen müssen sich sicher fühlen. Sollten daran Zweifel bestehen, wird sich dies in der Antwortrate der Mitarbeiterbefragung widerspiegeln.
• Die Datenschutzbestimmungen sind einzuhalten. Beziehen Sie Ihre/n Datenschutzbeauftragte*n in den Erstellungsprozess mit ein und informieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen weitreichend über die Befragung.
• Informieren Sie frühzeitig und umfangreich. Nutzen Sie die verschiedenen Kanäle Ihres Unternehmens, um umfassend über die anstehende Mitarbeiterbefragung zu informieren. Klären Sie Ihre Mitarbeiter*innen in diesem Anschreiben über die Durchführungsphase, die Dauer und die Ziele auf.
• Binden Sie Ihren Betriebsrat ein. Durch diese Unterstützung wird das Vertrauen Ihrer Belegschaft in die Befragung gesteigert und Ihre Antwortrate erhöht.
• Formulieren Sie die Fragen mit Bedacht. Bei der Erstellung eines Fragebogens kann viel falsch gemacht werden. Lesen Sie hier unsere Tipps, wie Sie einen optimalen Fragebogen erstellen.
• Kommunizieren Sie die Ergebnisse. Informieren Sie Ihre Belegschaft über die Ergebnisse der Befragung und erläutern Sie welche Maßnahmen folgen. Ohne anschließende Kommunikation und abgeleitete Maßnahmen, entsteht der Eindruck, dass das gegebene Feedback nichts verändern wird. Dementsprechend wird die Teilnahmebereitschaft bei künftigen Befragungen minimiert.

Mehr Informationen finden Sie in unserer Checkliste für eine Befragung zur Employee Experience (EX).

Wie wird eine Mitarbeiterbefragung durchgeführt?

Eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung besteht aus vier Teilen: Vorbereitung, Datenerhebung, Auswertung und Maßnahmenplanung. 

1. Vorbereitung

Im ersten Schritt müssen Sie entscheiden, was das Ziel der Umfrage ist. Dies ist wichtig, um die richtigen Fragen stellen zu können. Überlegen Sie was Sie wissen wollen und welche Konsequenzen Sie aus den Ergebnissen ziehen wollen.

Zudem erleichtert ein klares Ziel den Mitarbeiter*innen, zu verstehen, warum die Umfrage überhaupt notwendig ist.

Beispiel-Ziele einer Mitarbeiterbefragung

• Mitarbeiterloyalität einschätzen: Mitarbeiterbefragungen können zeigen, wie sehr Mitarbeiter mit dem Unternehmen verbunden sind. Solche Ergebnisse sind besonders nützlich für eine unerwünscht hohe Flüchtigkeit.
• Optimierung von Arbeitsabläufen: Nicht selten werden Mitarbeiterbefragungen durchgeführt, wenn in einem Unternehmen Unzufriedenheit oder ein fehlerhafter Prozess erkennbar wird. Mit Hilfe von Mitarbeiterbefragungen lässt sich herausfinden, an welchen Stellschrauben für einen reibungslosen Konstruktions- oder Optimierungsprozess nachjustiert werden muss.
• Qualitätssicherung: Mitarbeiterbefragungen können auch verwendet werden, um den Arbeitsstil und die Fähigkeiten jedes Mitarbeiters zu ermitteln. Dadurch kann die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens erheblich beeinflusst werden.

Sobald die Ziele feststehen, kann der Fragebogen erstellt werden. Die Fragen und der rote Faden richten sich nach ihrem Ziel. Dafür finden Sie im Netigate Tool eine Bibliothek an vorgefertigten Fragen. Alternativ können Sie sich an unseren Fragebogen-Vorlagen bedienen.

Vergessen Sie nicht den Fragebogen vor Befragungsstart gründlich zu testen und auf Fehler zu prüfen.

2. Datenerhebung

Berücksichtigen Sie beim Versenden der Umfrage, wo sich Ihre Empfängergruppe befinden. Ist es beispielsweise am besten, die Mitarbeiterumfrage per E-Mail oder per SMS zu versenden? Die Wahl des richtigen Kanals kann dazu führen, dass mehr Personen an der Umfrage teilnehmen.

Planen Sie zudem genügend Zeit für die Datenerfassung ein. Je nach Größe des Unternehmens kann es 3-4 Wochen dauern, bis die entsprechenden Antworten erfasst sind. Zur Erhöhung der Beantwortungsquote können Sie Erinnerungen versenden.

3. Auswertung

Die Ergebnisse Ihrer Mitarbeiterbefragung sollten möglichst zeitnah ausgewertet werden, um den aktuellen Ist-Zustand Ihres Unternehmens zu erfassen. In übersichtlichen Ergebnisberichten kann man auf einen Blick erkennen, welche Bereiche gut funktionieren und wo Verbesserungen angestrebt werden sollten.

Auch interessant: Umfrage auswerten: Der 5-Schritte-Leitfaden

4. Maßnahmenplanung

An den Auswertungsprozess schließt sich die wichtigste Phase an: zielführende Maßnahmen entwickeln. Informieren Sie zunächst die Führungskräfte über den anstehenden Prozess und legen Sie einen groben Plan für Ihre Mitarbeiterbefragung fest.

Anschließend sollten in verschiedenen Workshops die Ergebnisse genau betrachtet und Maßnahmen formuliert werden. Kommunizieren Sie diese auch an alle Mitarbeiter*innen, damit diese sehen, dass der Feedback-Prozess vorangetrieben wird. Teilen Sie diesen auch begründet mit, wenn einzelne Umsetzungen Zeit benötigen. Ihre Belegschaft wird Verständnis dafür haben, solange sie sehen, dass Sie die Herausforderungen angehen.

Das Wichtigste an einer Mitarbeiterbefragung ist, dass Sie als Unternehmen Taten folgen lassen. Anderenfalls kann es zu einer erhöhten Unzufriedenheit unter den Mitarbeiter*innen kommen. Sie werden sich von Ihnen nicht gehört fühlen und die Teilnahmebereitschaft an künftigen Umfragen wird sinken.

Vorteile einer Mitarbeiterbefragung

Während Mitarbeiterbefragungen einige organisatorische Herausforderungen darstellen, erweisen sie sich als effizientes Instrument für die Personalabteilung. Die Mitarbeiterüberwachung kann Ihnen helfen, Geschäftsprozesse zu verstehen und bietet, wenn sie richtig durchgeführt wird, zahlreiche weitere Vorteile:

• Ermittlung relevanter Unternehmensdaten durch direktes Mitarbeiter-Feedback
• Diagnose von Stärken und Handlungsbedarf
• Förderung der Kommunikation zwischen den Unternehmensebenen
• Motivation und Partizipation der Mitarbeiter

Berechnen Sie das Mitarbeiterengagement mit ROI

Stadtwerke Offenbach über Mitarbeiterbefragungen

Die Unterstützung bei der Formulierung der Fragestellungen, um möglichst neutral zu befragen und vergleichbare, valide Ergebnisse zu bekommen, hat uns sehr geholfen. Vor allem die Anonymität der Umfragen gewährleistet, dass wir ehrliches Feedback erhalten.

Aline Burgemeister, Personalreferentin bei der GWH

Die GWH nutze Netigate erstmal als reines Do-it-yourself-Tool. Mittlerweile werden gemeinsam mit den Netigate-Experten Befragungsprojekte durchgeführt.

Interessant? Lesen Sie die ganze GWH User Case.

Führen Sie eine Mitarbeiterbefragung mit Netigate durch

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