Wenn sich jemand dafür entscheidet, sich beruflich zu verändern und seinen Arbeitsplatz zu verlassen, kann es sinnvoll sein mittels Exit Befragung herauszufinden, welche Umstände ihn zu dieser Entscheidung gebracht haben.
Hat der Mitarbeiter einfach ein Angebot von einem anderen Arbeitgeber bekommen, dass er nicht ablehnen konnte? Oder gibt es Punkte, aus denen er früher oder später sowieso gegangen wäre? Wie können Sie verhindern, dass dies auch mit weiteren Mitarbeitern passiert?

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen eine Exit Befragung bringt und was Sie bei der Durchführung beachten müssen.

Wenn Sie Mitarbeiter Exit Befragung bei Google suchen, erhalten Sie eine endlose Auswahl von Vorlagen. Sollten Sie viele von ihnen lesen, wird dies schnell langweilig. Allerdings auf eine Art, die es schwer macht, sich für die beste Version zu entscheiden.
Es gibt mehr und weniger detaillierte Formen von Exit Befragungen. Abschließend werden Sie gebeten, in einer Box anzuklicken, aus welchen Gründen Sie das Unternehmen verlassen haben, wie zum Beispiel «besseres Gehalt», «bessere Karrierechancen» oder «Ruhestand». Welche Art von Informationen würden Sie aus einer solchen Befragung erhalten? Und könnten diese genutzt werden, um Arbeitssituationen für bleibende Mitarbeiter zu verbessern, sodass sie nicht ebenfalls gehen? Nicht wirklich, oder?

Weshalb Exit-Befragungen sinnvoll sind

Nicht nur in Zeiten des Fachkräftemangels verursacht ein motivierter Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, sowohl wirtschaftliche als auch menschliche Verluste. Um künftigen Wissens- und Produktivitätsverlusten vorzubeugen, ist es hilfreich, durch eine Austrittsbefragung zu dokumentieren, warum Mitarbeiter ausscheiden und, falls erforderlich und möglich, Veränderungsmaßnahmen vorzusehen. Ihre Antworten auf eine Betriebsaustrittsbefragung gaben Aufschluss darüber, warum sie das Unternehmen verlassen haben, wie sie die Arbeitsplatzsituation einschätzen und was ihrer Meinung nach getan werden sollte, um die Attraktivität des Arbeitsplatzes zu steigern.

Warum ausscheidende Mitarbeiter befragen?

Die Durchführung von Exit Befragungen ist ein wichtiger Bestandteil von Mitarbeiterbefragungen. Mit Exit Befragungen erhalten Sie Informationen darüber

• warum Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.
• wie Mitarbeiter die Arbeitssituation im Unternehmen einschätzen.
• was nach Ansicht der Mitarbeiter verbessert werden müsste, um den Arbeitsplatz attraktiver zu machen.

Download: Zehn Tipps: Wie Ihnen Online-Befragungen im HR-Bereich helfen können

Mit Exit Befragungen Evaluationen des Unternehmens erhalten

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sende ich ihm eine Exit Befragung per Mail. Diese Art der Befragung führe ich kontinuierlich durch, was mir die Möglichkeit gibt, stets aktuelle Ergebnisse zur Verfügung zu haben und die Antworten im Zeitverlauf miteinander vergleichen zu können. Fragen, die ich in einer Exit-Befragung stelle, sind beispielsweise: Warum Verlassen Sie unser Unternehmen? Wie zufriedenen waren Sie mit den folgenden Aspekten: Fortbildungsmöglichkeiten, Kollegen, Management und Arbeitsaufgaben? Außerdem frage ich, ob ausscheidende Mitarbeiter unser Unternehmen in Ihrem Netzwerk empfehlen würden. Wichtig ist, dass die Fragen Antwortalternativen mit sowohl Checkboxen als auch Textfeldern bieten. Dies macht es möglich, die Ergebnisse in übersichtlichen Statistiken zu sehen, als auch in längeren Textantworten.

Wie eine Exit Befragung aufgebaut sein sollte

Bei der Durchführung von Exit-Befragungen erziele ich höhere Teilnehmerquoten, wenn ich mehrere kurze Fragen stelle anstatt weniger Fragen mit detaillierten Antwortoptionen. Dadurch erhalte ich auch mehr Daten, die verglichen werden können und das macht es einfacher, sich wiederholende Details zu erkennen. Versuchen Sie, die Befragung so kurz wie möglich zu halten sowie komplexe und verpflichtende Fragen zu vermeiden. Vergessen Sie nicht, zu Beginn der Befragung anzuführen, wie sehr Ihr Unternehmen es begrüßt, dass der ausscheidende Mitarbeiter seine Meinung äußert und wünschen Sie den Teilnehmern am Ende der Umfrage alles Gute für die Zukunft.

Download: Zehn Tipps – Wie Ihnen Online-Befragungen im HR-Bereich helfen können

Exit Interviews – so geht´s richtig 

Die meisten großen Unternehmen führen Exit-Interviews mit Mitarbeitern, die das Unternehmen freiwillig verlassen. Die finale Möglichkeit zur Abrechnung? Muss es nicht sein, wenn das Interview richtig geführt wird.

Niemand hat wirklich «Nichts mehr zu verlieren» – auch dann nicht, wenn man ein Unternehmen freiwillig verlässt und bereits einen neuen Job gefunden hat. Wer Ehrlichkeit einfordert muss die Wahrheit über das Innenleben des Betriebs auch aushalten können. Ein ehrlicher dennoch nüchterner Blick ist gefragt.

Der Ansprechpartner ist entscheidend

Gerade in größeren Organisationen muss der Ansprechpartner mit Verstand gewählt werden. Der direkte Vorgesetzte des scheidenden Mitarbeiters ist oft die erste Instanz. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass man Probleme im Management nur aufdecken kann, wenn man eine Atmosphäre des Vertrauens schafft. Das Exit-Interview sollte also am besten von der HR-Abteilung direkt geführt werden.

Nichts geht ohne gutes Timing

Stellen Sie sicher, dass Sie den Mitarbeiter von der Bedeutung des Exit-Interviews überzeugen. Machen Sie deutlich, dass Ihnen das Feedback wichtig ist und das Sie planen, den Erkenntnissen auch Taten folgen zu lassen. Händigen Sie ein eventuelles Arbeitszeugnis vor dem Exit-Interview aus, so stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter keine Konsequenzen mehr zu fürchten hat. Sie planen die gewonnenen Erkenntnisse mit Vorgesetzten und Kollegen zuteilen? Fragen Sie beim scheidenden Mitarbeiter nach, ob dieser damit einverstanden ist.

Download: Zehn Tipps – Wie Ihnen Online-Befragungen im HR-Bereich helfen können

Hören Sie nicht nur was Sie hören wollen

Beim Exit-Interview ist es entscheidend, dass Sie aktiv zuhören, statt selbst viel zu reden. Fokussieren Sie sich auf die Wertschätzung des Mitarbeiters anstatt Kritik an Ihrem Unternehmen zu verteidigen. Bedenken Sie: Oft kommen Mitarbeiter ins Unternehmen zurück, wenn sie das Gefühl haben, dass aktiv am gegebenen Feedback gearbeitet wurde.

Haken Sie Kritik nicht einfach ab

Oft sind Exit-Interviews teil einer generellen HR Strategie. Sie werden geführt, weil sie geführt werden müssen. Dabei machen sie nur Sinn, wenn Sie das gewonnene Feedback auch ernst nehmen und mit der Kritik arbeiten. Während so mancher Mitarbeiter das Unternehmen aus persönlichen Gründen verlässt, werden Sie sich wiederholende Kündigungsgründe erkennen – schlechte Bezahlung, mangelnde Wertschätzung, hoher Druck. Setzen Sie dort an und schaffen Sie eine Organisation, in der sich Ihre Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen.

Erfolgreiche Exit Befragungen

Eine Exit-Befragung ist meiner Ansicht nach erfolgreich, wenn der ausscheidende Mitarbeiter das Gefühl bekommt, dass uns seine Meinung wichtig ist. Gelungen ist die Befragung außerdem, wenn wir Informationen darüber erhalten, was an der Arbeitssituation als positiv empfunden wurde und was nicht. Die Antworten helfen uns dabei zu erkennen, was wir bei unserer täglichen Arbeit verbessern können.

Netigate hilft Ihnen beim Führen Ihrer Exit-Interviews – persönlich und online

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